Responsable du service secrétariat général (h/f)

Détails de l'offre

Attaché principal

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

Le territoire est attractif tant par son économie, sa démographie, son environnement (bocage, marais, littoral) que par ses équipements et services de proximité. Cette vitalité est liée à la situation géographique de Challans Gois Communauté, à proximité des stations balnéaires et à l'esprit entrepreneurial que cultivent ses habitants.

Fort de son projet de territoire 2020-2040 alliant ambition écologique, solidarité et développement, Challans Gois Communauté poursuit et renforce le développement équilibré de son territoire.

Missions / conditions d'exercice

Il/elle pilote des projets spécifiques en assurant une coordination, le cas échéant, avec les services.

Enfin, il/elle est l'interlocuteur/rice référent/e auprès du Conseil de développement dans un rôle d'accompagnement et d'interface entre les élus et les services.

• contribuer à la définition de la gouvernance technique et politique (schéma et référentiels),
• élaborer et suivre le règlement intérieur du conseil communautaire,
• assurer la gestion (planification, préparation, convocation, procès-verbal et/ou compte rendu) des assemblées délibérantes et instances (Bureau communautaire, Conseil communautaire, commission finances, groupes de travail rattachés à la direction générale, ...),
• assurer le suivi et la mise en oeuvre de la réglementation,
• organiser et superviser le planning des réunions,
• lors du renouvellement de mandat, contribuer à l'organisation de l'accueil des élus et de la séance d'installation,
• superviser la gestion des actes du Syndicat Mixte Marais Bocage Océan, en lien avec la Directrice du pôle aménagement du territoire et l'assistante de direction du pôle,
• élaborer et suivre les outils de communication liés au service (guide des représentations des élus au sein des instances),
• établir les arrêtés de délégations (de fonctions et/ou de signature) des élus et des agents,
• garantir la sécurisation juridique et la publication des actes, et leur communication (information au Conseil et tenue des registres),

• conseiller et appuyer les services de la collectivité dans des domaines du droit public (actes administratifs (arrêtés, délibérations...), conventions, obligations dans la relation aux usagers ou en termes de dématérialisation...),
• être le relais de sites ou partenaires ressources,
• centraliser les contentieux en lien avec les services concernés (référent Télérecours),
• être la référente en termes d'accès aux documents administratifs, et instruire les demandes, le cas échéant,

• participer à la définition des politiques publiques et des orientations stratégiques de la collectivité,
• participer à l'élaboration et au suivi d'outils de pilotage (projet de territoire, revue de projets...),
• préparer, convoquer et rendre compte pour le comité de direction, et les rencontres périodiques des DGS du territoire de Challans Gois,
• contribuer à l'organisation de temps managériaux,
• coordonner et suivre les demandes de subvention et de cotisation des partenaires et associations,
• piloter des projets spécifiques (arborescence numérique des dossiers, ...),

• contribuer à la définition et à la mise en oeuvre des prérogatives du Conseil de développement, des modalités de désignation et du règlement de fonctionnement,
• assister les élus lors des rencontres avec les représentants du Conseil de développement,
• faciliter le positionnement des membres du Conseil de développement et leur implication dans les politiques intercommunales, en assurant notamment l'interface et les échanges techniques entre le Conseil de développement et la collectivité,

• organiser l'assistanat du Président, du Directeur général des services et de la Directrice du pôle ressources,
• organiser l'ensemble des missions rattachées au service et optimiser son fonctionnement,
• définir, formaliser et piloter les procédures liées au secrétariat général,
• déterminer et négocier les objectifs prioritaires et les résultats attendus,
• évaluer les agents et contribuer à leur développement professionnel,
• participer à la définition et la mise en œuvre d'un plan d'action visant la relation aux usagers, la qualité et l'optimisation de l'accueil au sein du siège communautaire,
• coordonner et animer le réseau des assistantes de direction des pôles de la collectivité afin de faciliter l'information, l'harmonisation des pratiques et la montée en compétence, avec le soutien du pôle ressources,
• assurer l'interface, en lien avec le pôle ressources, entre les besoins des services communautaires et le service systèmes d'information de la Ville de Challans en qualité de prestataire (gestion des droits d'accès, ...),
• organiser et superviser la gestion du courrier entrant/sortant à l'échelle de la collectivité,
• organiser et superviser la gestion des archives à l'échelle de la collectivité,
• gérer la documentation professionnelle et les abonnements,
• suivre l'exécution budgétaire de la direction générale,

• assurer l'accueil général du siège communautaire, en l'absence de l'agent d'accueil et de gestion administrative,
• apporter un soutien administratif auprès des pôles,
• participer à des évènements internes (Temps de convivialité et de cohésion, soirée annuelle agents/élus) ou externes à destination des élus et/ou de la population.

• formation d'études supérieures de droit Bac +3
• connaissances générales de l'environnement territorial
• droit public et droit pénal des affaires publiques
• fonctionnement et enjeux du contrôle de légalité
• cadre juridique d'élaboration des actes des collectivités
• connaissance du fonctionnement des instances communautaires et des processus de décision

• capacité à animer, motiver et développer l'esprit d'équipe
• anticiper et analyser l'impact des évolutions juridiques pour la collectivité
• techniques d'animation de réunion et de gestion de projet
• qualités rédactionnelles (syntaxe, orthographe, grammaire) et capacité d'analyse et de synthèse
• organiser les conditions de pilotage de l'activité et animer des réunions
• maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et aisance dans le domaine des technologies de l'information et de la communication en général

• sens de l'accueil et du service public
• qualités relationnelles, gestion du stress et maîtrise de soi
• réactivité, autonomie et disponibilité
• goût pour le travail en équipe (missions transversales) et capacité à partager l'information
• rigueur, sens de l'organisation et capacité à hiérarchiser les priorités
• force de proposition pour améliorer la qualité de service rendu, implication
• respect des règles de confidentialité, devoir de réserve

Le territoire est attractif tant par son économie, sa démographie, son environnement (bocage, marais, littoral) que par ses équipements et services de proximité. Cette vitalité est liée à la situation géographique de Challans Gois Communauté, à proximité des stations balnéaires et à l'esprit entrepreneurial que cultivent ses habitants.

Fort de son projet de territoire 2020-2040 alliant ambition écologique, solidarité et développement, Challans Gois Communauté poursuit et renforce le développement équilibré de son territoire.

Il/elle pilote des projets spécifiques en assurant une coordination, le cas échéant, avec les services.

Enfin, il/elle est l'interlocuteur/rice référent/e auprès du Conseil de développement dans un rôle d'accompagnement et d'interface entre les élus et les services.

• contribuer à la définition de la gouvernance technique et politique (schéma et référentiels),
• élaborer et suivre le règlement intérieur du conseil communautaire,
• assurer la gestion (planification, préparation, convocation, procès-verbal et/ou compte rendu) des assemblées délibérantes et instances (Bureau communautaire, Conseil communautaire, commission finances, groupes de travail rattachés à la direction générale, ...),
• assurer le suivi et la mise en oeuvre de la réglementation,
• organiser et superviser le planning des réunions,
• lors du renouvellement de mandat, contribuer à l'organisation de l'accueil des élus et de la séance d'installation,
• superviser la gestion des actes du Syndicat Mixte Marais Bocage Océan, en lien avec la Directrice du pôle aménagement du territoire et l'assistante de direction du pôle,
• élaborer et suivre les outils de communication liés au service (guide des représentations des élus au sein des instances),
• établir les arrêtés de délégations (de fonctions et/ou de signature) des élus et des agents,
• garantir la sécurisation juridique et la publication des actes, et leur communication (information au Conseil et tenue des registres),

• conseiller et appuyer les services de la collectivité dans des domaines du droit public (actes administratifs (arrêtés, délibérations...), conventions, obligations dans la relation aux usagers ou en termes de dématérialisation...),
• être le relais de sites ou partenaires ressources,
• centraliser les contentieux en lien avec les services concernés (référent Télérecours),
• être la référente en termes d'accès aux documents administratifs, et instruire les demandes, le cas échéant,

• participer à la définition des politiques publiques et des orientations stratégiques de la collectivité,
• participer à l'élaboration et au suivi d'outils de pilotage (projet de territoire, revue de projets...),
• préparer, convoquer et rendre compte pour le comité de direction, et les rencontres périodiques des DGS du territoire de Challans Gois,
• contribuer à l'organisation de temps managériaux,
• coordonner et suivre les demandes de subvention et de cotisation des partenaires et associations,
• piloter des projets spécifiques (arborescence numérique des dossiers, ...),

• contribuer à la définition et à la mise en oeuvre des prérogatives du Conseil de développement, des modalités de désignation et du règlement de fonctionnement,
• assister les élus lors des rencontres avec les représentants du Conseil de développement,
• faciliter le positionnement des membres du Conseil de développement et leur implication dans les politiques intercommunales, en assurant notamment l'interface et les échanges techniques entre le Conseil de développement et la collectivité,

• organiser l'assistanat du Président, du Directeur général des services et de la Directrice du pôle ressources,
• organiser l'ensemble des missions rattachées au service et optimiser son fonctionnement,
• définir, formaliser et piloter les procédures liées au secrétariat général,
• déterminer et négocier les objectifs prioritaires et les résultats attendus,
• évaluer les agents et contribuer à leur développement professionnel,
• participer à la définition et la mise en œuvre d'un plan d'action visant la relation aux usagers, la qualité et l'optimisation de l'accueil au sein du siège communautaire,
• coordonner et animer le réseau des assistantes de direction des pôles de la collectivité afin de faciliter l'information, l'harmonisation des pratiques et la montée en compétence, avec le soutien du pôle ressources,
• assurer l'interface, en lien avec le pôle ressources, entre les besoins des services communautaires et le service systèmes d'information de la Ville de Challans en qualité de prestataire (gestion des droits d'accès, ...),
• organiser et superviser la gestion du courrier entrant/sortant à l'échelle de la collectivité,
• organiser et superviser la gestion des archives à l'échelle de la collectivité,
• gérer la documentation professionnelle et les abonnements,
• suivre l'exécution budgétaire de la direction générale,

• assurer l'accueil général du siège communautaire, en l'absence de l'agent d'accueil et de gestion administrative,
• apporter un soutien administratif auprès des pôles,
• participer à des évènements internes (Temps de convivialité et de cohésion, soirée annuelle agents/élus) ou externes à destination des élus et/ou de la population.

• formation d'études supérieures de droit Bac +3
• connaissances générales de l'environnement territorial
• droit public et droit pénal des affaires publiques
• fonctionnement et enjeux du contrôle de légalité
• cadre juridique d'élaboration des actes des collectivités
• connaissance du fonctionnement des instances communautaires et des processus de décision

• capacité à animer, motiver et développer l'esprit d'équipe
• anticiper et analyser l'impact des évolutions juridiques pour la collectivité
• techniques d'animation de réunion et de gestion de projet
• qualités rédactionnelles (syntaxe, orthographe, grammaire) et capacité d'analyse et de synthèse
• organiser les conditions de pilotage de l'activité et animer des réunions
• maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et aisance dans le domaine des technologies de l'information et de la communication en général

• sens de l'accueil et du service public
• qualités relationnelles, gestion du stress et maîtrise de soi
• réactivité, autonomie et disponibilité
• goût pour le travail en équipe (missions transversales) et capacité à partager l'information
• rigueur, sens de l'organisation et capacité à hiérarchiser les priorités
• force de proposition pour améliorer la qualité de service rendu, implication
• respect des règles de confidentialité, devoir de réserve

• CV + lettre de motivation
• Dernier arrêté de situation administrative
• Prétentions salariales et dernier bulletin de salaire
• 3 derniers entretiens professionnels
• Parcours de formation professionnelle des 3 dernières années
• Copie des diplômes

• Par courriel de préférence : recrutement@challansgois.fr
• Par courrier : Challans Gois Communauté
• 16 rue du Parc de Pont-Habert
• CS 50337 - 85 300 SALLERTAINE

Renseignements auprès de M. Fabrice Vénéreau - Directeur général des services - 02 51 93 32 61

Recrutement par voie statutaire ou contractuelle - cadre d'emploi des attachés (catégorie A) ; rémunération selon la grille indiciaire + IFSE + CIA

Possibilité de télétravail. Adhésion possible au CNAS (organisme national de prestations sociales), participation employeur à la prévoyance maintien de salaire et à la mutuelle santé.

8 h 30 à 12 h 30 et 13 h 30 à 17 h 30 du lundi au vendredi dans la limite de 39h par semaine

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.