Assistant de direction à la DGS (h/f)

Détails de l'offre

Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

Au cœur de la forêt des Andaines, Bagnoles de l'Orne Normandie, destination bien-être et loisir, labélisée 4 fleurs, Station Verte de Vacances, Green Destination, conjugue les vertus bienfaisantes du grand air et de l'eau.

Bagnoles de l'Orne Normandie, commune de 2 767 habitants, surclassée 12 395 habitants, recrute un(e) assistant de direction à la Direction Générale des Services.

Vous serez sous la responsabilité et sous l'autorité de la Directrice Générale des Services.

Missions / conditions d'exercice

• Participer à la préparation et au suivi des instances municipales : bureau, conseils municipaux, régies et CCAS. Prendre en charge la mise en forme des supports destinés aux élus ;
• Préparer les délibérations avant transmission au contrôle de légalité ;
• Assister aux séances du Conseil Municipal et rédiger les compte-rendu et procès-verbaux ;
• Organiser et assurer le classement des actes administratifs, et tenir les registres réglementaires ;
• Gérer les diverses invitations aux élus et aux institutions.

• Convocation des membres ;
• Mise en forme des listes des locaux d'habitation et des parcelles non bâties à présenter pour mise à jour de la CCID ;
• Présence à la réunion et finalisation des procès-verbaux à transmettre aux services d'impôts directs.

• Assistance Directrice Générale des Services pour les marchés publics hors travaux ;
• Préparation des consultations / Pièces administratives ;
• Publication sur Médialex, suivi des questions/réponses ;
• Téléchargement des offres (certificat obligatoire) ;
• Information entreprises non retenues ;
• Notification.

• Assistance Directrice Générale des Services pour la préparation et le dépôt des demandes de subventions (Etat, Région, Département) ;
• Suivi des avances, acomptes et soldes des subventions en lien avec les partenaires et le service comptabilité ;

• Frappe, référence, diffusion de courriers et documents ;
• Filtrage téléphonique DGS ;
• Frappe et/ou mise en forme d’arrêtés, conventions, contrats, décisions du Maire, transmission en Préfecture (dématérialisation), diffusion ;
• Frappe et mise en forme de documents divers ;
• Traitement du courrier reçu : tri/ouverture/ enregistrement ;
• Envoi d’invitations diverses pour réunions de travail, manifestations, cérémonies patriotiques ;
• Préparation de cartons d’invitation ;
• Mise à jour de la liste du Conseil municipal et de la composition des commissions/régies ;
• Participations ponctuelles aux réunions Maires/Adjoints et réunions de travail en plénière en remplacement du DGS.

• Informations/documents liés aux décisions du Conseil municipal (annonce des séances, publication des listes de délibérations, comptes-rendus) ;
• Rédaction et publication d’actualités ;
• Publications et/ou mises à jour diverses ;
• Publications sur le panneau d’informations municipales (DM City).

• Suivi des visites périodiques de sécurité et des visites suite à des travaux liés à la sécurité incendie ;
• Préparation d’arrêtés d’autorisation de poursuite d’exploitation ;
• Notification des décisions aux établissements ;
• Le cas échéant, suivi des avis défavorables.

Profils recherchés

• Sens du service public ;
• Respect des valeurs de service public (intégrité et confidentialité) ;
• Maîtrise des procédures et des règles de fonctionnement d'un secrétariat général, bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales ;
• Esprit d'équipe et qualités relationnelles indispensables ;
• Capacités d'initiative, d'alerte et de rendre compte ;
• Qualités rédactionnelles obligatoires : savoir préparer des dossiers et des documents pour les réunions et les événements, savoir rédiger et mettre en forme des correspondances et des notes de synthèse ;
• Aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais ;
• Capacité à adapter sa posture et à des horaires qui peuvent être ponctuellement variables (présence obligatoire lors des conseils municipaux par exemple) ;
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.

• Bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Power point, Outlook)
• Dématérialisation des convocations : FAST Elus et courriel
• Dématérialisation des actes : ACTES (Berger Levrault Echanges sécurisés)
• Internet / Intramuros
• La connaissance du logiciel comptable Berger Levrault serait un plus

Qualification et Formation nécessaires :

Excellente maitrise de l'outil informatique

Au cœur de la forêt des Andaines, Bagnoles de l'Orne Normandie, destination bien-être et loisir, labélisée 4 fleurs, Station Verte de Vacances, Green Destination, conjugue les vertus bienfaisantes du grand air et de l'eau.

Bagnoles de l'Orne Normandie, commune de 2 767 habitants, surclassée 12 395 habitants, recrute un(e) assistant de direction à la Direction Générale des Services.

Vous serez sous la responsabilité et sous l'autorité de la Directrice Générale des Services.

Si vous partagez les valeurs du travail en équipe, que vous êtes dynamique et motivé, alors venez rejoindre l'équipe administrative de notre collectivité.

Missions / conditions d'exercice

• Participer à la préparation et au suivi des instances municipales : bureau, conseils municipaux, régies et CCAS. Prendre en charge la mise en forme des supports destinés aux élus ;
• Préparer les délibérations avant transmission au contrôle de légalité ;
• Assister aux séances du Conseil Municipal et rédiger les compte-rendu et procès-verbaux ;
• Organiser et assurer le classement des actes administratifs, et tenir les registres réglementaires ;
• Gérer les diverses invitations aux élus et aux institutions.

• Convocation des membres ;
• Mise en forme des listes des locaux d'habitation et des parcelles non bâties à présenter pour mise à jour de la CCID ;
• Présence à la réunion et finalisation des procès-verbaux à transmettre aux services d'impôts directs.

• Assistance Directrice Générale des Services pour les marchés publics hors travaux ;
• Préparation des consultations / Pièces administratives ;
• Publication sur Médialex, suivi des questions/réponses ;
• Téléchargement des offres (certificat obligatoire) ;
• Information entreprises non retenues ;
• Notification.

• Assistance Directrice Générale des Services pour la préparation et le dépôt des demandes de subventions (Etat, Région, Département) ;
• Suivi des avances, acomptes et soldes des subventions en lien avec les partenaires et le service comptabilité ;

• Frappe, référence, diffusion de courriers et documents ;
• Filtrage téléphonique DGS ;
• Frappe et/ou mise en forme d’arrêtés, conventions, contrats, décisions du Maire, transmission en Préfecture (dématérialisation), diffusion ;
• Frappe et mise en forme de documents divers ;
• Traitement du courrier reçu : tri/ouverture/ enregistrement ;
• Envoi d’invitations diverses pour réunions de travail, manifestations, cérémonies patriotiques ;
• Préparation de cartons d’invitation ;
• Mise à jour de la liste du Conseil municipal et de la composition des commissions/régies ;
• Participations ponctuelles aux réunions Maires/Adjoints et réunions de travail en plénière en remplacement du DGS.

• Informations/documents liés aux décisions du Conseil municipal (annonce des séances, publication des listes de délibérations, comptes-rendus) ;
• Rédaction et publication d’actualités ;
• Publications et/ou mises à jour diverses ;
• Publications sur le panneau d’informations municipales (DM City).

• Suivi des visites périodiques de sécurité et des visites suite à des travaux liés à la sécurité incendie ;
• Préparation d’arrêtés d’autorisation de poursuite d’exploitation ;
• Notification des décisions aux établissements ;
• Le cas échéant, suivi des avis défavorables.

• Sens du service public ;
• Respect des valeurs de service public (intégrité et confidentialité) ;
• Maîtrise des procédures et des règles de fonctionnement d'un secrétariat général, bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales ;
• Esprit d'équipe et qualités relationnelles indispensables ;
• Capacités d'initiative, d'alerte et de rendre compte ;
• Qualités rédactionnelles obligatoires : savoir préparer des dossiers et des documents pour les réunions et les événements, savoir rédiger et mettre en forme des correspondances et des notes de synthèse ;
• Aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais ;
• Capacité à adapter sa posture et à des horaires qui peuvent être ponctuellement variables (présence obligatoire lors des conseils municipaux par exemple) ;
• Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.

• Bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Power point, Outlook)
• Dématérialisation des convocations : FAST Elus et courriel
• Dématérialisation des actes : ACTES (Berger Levrault Echanges sécurisés)
• Internet / Intramuros
• La connaissance du logiciel comptable Berger Levrault serait un plus

Qualification et Formation nécessaires :

Excellente maitrise de l'outil informatique

Pour tout renseignement complémentaire, contacter la Directrice Générale des Services – 02.33.30.73.73

Envoyer CV et lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative + dernière synthèse d’entretien annuel à l’attention de Monsieur le Maire, Château Hôtel de Ville, 15 Allée Aloïs Monnet Bagnoles de l’Orne 61140 BAGNOLES DE L’ORNE NORMANDIE ou par courriel à mairiedgs@bagnolesdelorne.com

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.