Secretaire medical en medecine nucleaire - h/f

Descriptif

Descriptif du poste :

Un secrétariat aux activités mutualisées composé de 9 professionnelles polyvalentes sur des activités d'accueil et de programmation des rendez-vous ainsi qu'une activité de TEPSCAN

• Accueil et prise en charge globale des patients pour toutes les activités de l'unité (scintigraphie conventionnelle, TEPSCAN, activités thérapeutiques)
• Accueil téléphonique
• Programmation et gestion des rendez-vous diagnostiques en scintigraphie conventionnelle et en TEPSCAN
• Gestion des consultations médicales
• Gestion et saisie des comptes rendus des patients externes et hospitalisés
• Gestion et saisie des comptes rendus de consultations médicales
• Participation à la gestion des agendas médicaux
• Travail lié à l'activité du Responsable du Service.

• renseignements, informations auprès des patients
• Orientation et accompagnement des patients en salle d'attente ou en box de préparation
• gestion des vacations libérales (création des séjours, admissions sur DxCare)

• Réception des appels téléphoniques et transfert vers les personnes ressources
• Informations auprès des patients et prescripteurs
• Transmissions auprès de l'équipe pluridisciplinaire

• Prise de rendez-vous physique et téléphonique
• Réception et gestion des demandes écrites en TEPSCAN et répartition en fonction des indications des vacataires
• Programmation et planification des dates de rendez-vous avec enregistrement sur DxPlanning
• Convocation des patients externes avec envoi des courriers afférents, des fiches d'informations et des ordonnances nécessaires à la réalisation des examens.
• Communication des rendez-vous aux Services de soins pour les patients hospitalisés
• Archivage des demandes d'examens
• Communication et échanges avec les équipes médicales et avec les radiopharmaciens dans le cadre des commandes nécessaires de produits radioactifs.
• Communication et échanges avec les partenaires co-utilisateurs des équipements TEPSCAN

• Ramassage et envoi

• Traitement des consultations médicales réalisées en interne : prise de rendez-vous et suivi associé
• Convocation des patients externes
• Constitution, gestion et suivi des dossiers de consultation
• Envoi des comptes rendus

• Signalement des non conformités et transmission aux responsables

• Participation au travail engagé dans l'unité visant à optimiser les organisations et les pratiques professionnelles, dans le champ de compétences des Secrétaires

Contact : Madame Valérie BOURGEOIS, Coordinatrice des secrétariats Médicaux, Pôle Imagerie Médicale - [email protected]

Profil recherché :

• Très bon niveau d'orthographe exigé
• Connaissances approfondies des outils bureautiques, du secrétariat et du vocabulaire médical

• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (DxCare, DxPlanning, Spark, Xplore...)
• Maîtriser l'orthographe
• Rapidité d'exécution
• Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, etc.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents relatifs à son domaine de compétences

• Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
• Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
• Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service, de l'unité, de l'établissement
• Savoir identifier analyser et gérer les priorités
• Accueillir, encadrer et accompagner des agents, stagiaires, nouveaux professionnels, tutorat

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Capacité d'adaptation
• Dynamisme