Assistant administratif h/f – cdd 6 mois renouvelables
Description du poste
Vos missions
Au sein du service des Moyens Généraux (5 personnes), vous interviendrez notamment sur la gestion administrative et budgétaire du service. Vous participerez également aux projets du service et vous assisterez le Responsable Adjoint dans les tâches quotidiennes.
Rattaché(e) au Responsable Adjoint du service des Moyens Généraux, vos missions seront les suivantes :
Participer à l’activité quotidienne du service- Gérer les accès via le logiciel dédié,
- Rédiger des courriers et notes diverses,
- Organiser des réunions, participer et rédiger les procès-verbaux,
- Aider à la rédaction des constats de visite pour les résidences,
- Réserver les déplacements,
- Suivre les plans de prévention en lien avec les fournisseurs (établir les courriers à destination des sociétés, gérer les relances, classer la documentation),
- Etablir des statistiques.
- Rédiger les fiches achats conformément à notre procédure,
- Demander la création des commandes et les transmettre aux fournisseurs,
- Rédiger les procès-verbaux de service fait,
- Assurer le suivi de la facturation sur la partie résidences de vacances,
- Etablir les demandes de création/modification de fournisseurs,
- Réaliser les demandes de virement de crédit.
- Aider à la préparation de la revue de processus « Gérer les locaux et les équipements » (suivi de la performance de l’activité du service) en collaboration avec le Responsable Adjoint,
- Participer à la mise à jour de la gestion documentaire (mode opératoire, procédure…).
- Préparer les supports de présentation,
- Compiler les données des consommations énergétiques,
- Etablir les comptes rendus et relevés de décisions si besoin.
Le candidat retenu devra se conformer aux exigences de la Politique de Sécurité des Systèmes d’Informations de la CRPCEN.
Description du profil
Votre profil
De formation Bac/Bac Pro (secrétariat, assistant de manager…) minimum ou équivalent, vous justifiez d’une expérience significative d’au minimum un an sur un poste similaire.
Une bonne maîtrise des outils informatiques est nécessaire, notamment Excel et Word.
Vous êtes doté(e) d’une aisance rédactionnelle et vous possédez un sens de l’organisation et d’adaptation. Vous êtes également force de propositions.
Autres qualités professionnelles attendues : rigueur, autonomie, esprit d’équipe, qualités relationnelles, dynamisme.