Secrétaire assistant (h/f)
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Seine-Saint-Denis
Qui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous oeuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Missions / conditions d'exercice
Lieu de mémoire, la Direction des Services d'Archives a pour missions fondamentales la collecte, la conservation, le traitement, la description, la communication au public et la valorisation des fonds d'archives et des collections documentaires constitués dans le ressort du Département.Quels qu'en soient l'âge (du Moyen Age à nos jours), la provenance (publique ou privée) et le support matériel (papier, photographies, affiches, cartes et plans, documents audiovisuels, numériques et électroniques...), ces documents constituent un patrimoine unique et irremplaçable qui témoigne de l'histoire de la Seine-Saint-Denis et qui constitue sa mémoire écrite.
Au sein de cette direction le pôle des ressources partagées, composé de 5 agent·e·s, assure le suivi des affaires générales et des ressources humaines : gestion comptable et logistique (fournitures), suivi des marchés, traitement des demandes de formation.
En binôme avec le/la secrétaire-assistante à dominante comptabilité, le/la secrétaire-assistante à dominante achats apporte une aide permanente à l'ensemble des agent·e·s de la direction en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous assurez en polyvalence le secrétariat pour l'ensemble des agents de la direction (rédaction et mise en forme de notes, organisation de réunions, gestion d'agendas, tri et distribution du courrier entrant et envoi du courrier sortant dans i-courrier, etc.)
Vous intervenez en support sur le traitement de dossiers administratifs divers (saisie d'inventaires, contrôle des opérations de numérisation, etc.)Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers de la Direction
Vous assurez la saisie, la transmission et le suivi des rapports à la commission permanente dans WebDelib, des conventions ainsi que des rapports annuels d'activité (RAP, enquête statistique annuelle)
Vous mettez à jour les supports de renseignements, annuaires, internet, organigrammes y compris les fichiers d'adresses
vous assurez le bon fonctionnement et la gestion dématérialisée du temps de travail avec le logiciel dédié
Vous suivez la bonne exécution des marchés de fournitures spécifiques et le suivi des stocks
Vous assurez en tant que de besoin l'accueil physique et téléphonique en polyvalence d'équipe, y compris l'enregistrement des lecteurs dans le logiciel métier lors des permanences à l'accueil
Intégrer le Département, c'est :- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)
Pour en savoir plus retrouvez-nous sur notre page employeur: https://seinesaintdenis.fr/Nos-atouts
Profils recherchés
Savoir accueillir, écouter et/ou orienter
Savoir travailler en équipe
Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Maitriser les outils bureautiques, outils de suivi et respect de la charte graphique
Maîtriser les règles d'orthographe, grammaire et/ou syntaxe
Le Département de la Seine-Saint-DenisQui sommes-nous ?
Avec 8 000 agent·e·s départementaux et près de 200 métiers, le Département de la Seine-Saint-Denis est le premier employeur public du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, l'éducation, l'aménagement ou la culture et proposent ainsi de nombreuses opportunités de mobilité.
Employeur responsable, nous oeuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d'être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Lieu de mémoire, la Direction des Services d'Archives a pour missions fondamentales la collecte, la conservation, le traitement, la description, la communication au public et la valorisation des fonds d'archives et des collections documentaires constitués dans le ressort du Département.Quels qu'en soient l'âge (du Moyen Age à nos jours), la provenance (publique ou privée) et le support matériel (papier, photographies, affiches, cartes et plans, documents audiovisuels, numériques et électroniques...), ces documents constituent un patrimoine unique et irremplaçable qui témoigne de l'histoire de la Seine-Saint-Denis et qui constitue sa mémoire écrite.
Au sein de cette direction le pôle des ressources partagées, composé de 5 agent·e·s, assure le suivi des affaires générales et des ressources humaines : gestion comptable et logistique (fournitures), suivi des marchés, traitement des demandes de formation.
En binôme avec le/la secrétaire-assistante à dominante comptabilité, le/la secrétaire-assistante à dominante achats apporte une aide permanente à l'ensemble des agent·e·s de la direction en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Vous assurez en polyvalence le secrétariat pour l'ensemble des agents de la direction (rédaction et mise en forme de notes, organisation de réunions, gestion d'agendas, tri et distribution du courrier entrant et envoi du courrier sortant dans i-courrier, etc.)
Vous intervenez en support sur le traitement de dossiers administratifs divers (saisie d'inventaires, contrôle des opérations de numérisation, etc.)Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers de la Direction
Vous assurez la saisie, la transmission et le suivi des rapports à la commission permanente dans WebDelib, des conventions ainsi que des rapports annuels d'activité (RAP, enquête statistique annuelle)
Vous mettez à jour les supports de renseignements, annuaires, internet, organigrammes y compris les fichiers d'adresses
vous assurez le bon fonctionnement et la gestion dématérialisée du temps de travail avec le logiciel dédié
Vous suivez la bonne exécution des marchés de fournitures spécifiques et le suivi des stocks
Vous assurez en tant que de besoin l'accueil physique et téléphonique en polyvalence d'équipe, y compris l'enregistrement des lecteurs dans le logiciel métier lors des permanences à l'accueil
Intégrer le Département, c'est :- être acteur·rice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution
- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, régime de RTT souple)
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux...)
- travailler pour une Collectivité innovante (congés menstruels, écoles des transitions professionnelles, accès au Kiosque, laboratoire innovation...)
Pour en savoir plus retrouvez-nous sur notre page employeur: https://seinesaintdenis.fr/Nos-atouts
Savoir accueillir, écouter et/ou orienterSavoir travailler en équipe
Savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Maitriser les outils bureautiques, outils de suivi et respect de la charte graphique
Maîtriser les règles d'orthographe, grammaire et/ou syntaxe
CÉLINE LOUVEL
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.