Secrétaire de direction (H/F)

Le poste de Secrétaire de direction (H/F)

temps partiel Autre

Jamais

Nous recherchons notre futur(e) Secrétaire de direction pour notre établissement l'IME La Roquette, en CDI à temps partiel (0,20 ETP), à pourvoir au 1er novembre 2024.

SAVOIR FAIRE - MISSIONS

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'IME de la Roquette, le(a) secrétaire de direction effectue des tâches complexes dans le domaine administratif. Il/ elle organise l'archivage des documents administratifs de l'établissement et met en forme les documents nécessaires à son bon fonctionnement.

Véritable interface entre le service et l'environnement extérieur, il/elle assure une fonction d'accueil auprès des personnes accompagnées, des familles et des partenaires. Il/elle centralise à ce titre les appels téléphoniques et le courrier.

RESPONSABILITES ET ATTRIBUTIONS

• Répond au standard téléphonique, renseigne et oriente les appels.
• Rédige et frappe des documents et courriers à la demande de la directrice de l'IME de La Roquette
• Enregistre les données et les ventile vers les personnels concernés, prend les rendez-vous.
• Enregistre les éléments de courrier, les transmet au directeur, procède aux envois vers le siège
• Met en forme, saisit et classe différents documents.
• Produit et transmet des bons aux professionnels pour des achats de première nécessité approuvés au préalable par un membre de la direction.

• Assure le suivi des dossiers administratifs des personnes accompagnées.
• Assure le suivi des relations avec les familles, et facilite la communication interne et externe par la création, la mise en forme et la diffusion de courriers, de documents et de supports d'information.
• Assure le suivi de l'activité de l'établissement, et transmet un état mensuel au directeur.
• Produit des attestations mensuelles de présence à destination des familles.
• Tient à jour les listes d'attente des personnes accompagnées, ainsi que tout élément relatif au dossier administratif de la personne accompagnée.
• Centralise les besoins en approvisionnement des fournitures de bureau, et procède aux commandes après accord du directeur.
• Instruit des dossiers d'admission en lien avec l'assistante sociale et la direction.
• Veille à l'actualisation régulière de l'affichage interne.
• Tient à jour le registre de présence des personnes accompagnées.
• Centralise les commandes de repas pour l'établissement et transmet un état prévisionnel des repas au service cuisine centrale (personnels et personnes accueillies).
• Procède régulièrement à une mise à jour des classeurs de procédures et du registre de sécurité de l'établissement.
• Centralise et ventile des flux d'information vers les professionnels concernés.
• Transmet au directeur les éléments nécessaires à la réalisation des rapports et enquêtes obligatoires. (Rapport d'activité, enquête ES .).
• Tient à jour les différents tableaux de suivi des activités du service (Liste d'attente, nombre de suivis réalisés, nombre de situations suivis .).

• Centralise les besoins en transport et planifie l'intervention des prestataires extérieurs et des chauffeurs de l'établissement.
• Procède le cas échéant à l'ajustement des transports (annulation liée à l'absence d'une personne accompagnée.)
• Accueille les chauffeurs et prévient les équipes éducatives de leur arrivée.

RESSOURCES ALLOUEES

Le/la secrétaire de direction dispose d'un bureau situé à l'accueil de l'établissement. Il/elle a accès à tous les documents institutionnels, mais aussi à tous les dossiers des personnes accompagnées hors éléments sociaux ou médicaux confidentiels.

Il/elle dispose de tous les moyens bureautiques, de communication et outils de travail disponibles au sein du service.

Le profil recherché

Bac+2 ou équivalents Exigé

Avantages

Autre

À savoir

• 1
• Niveau d'études : bac+2
• Expérience : 0
• 2 ans (débutant)

Référence : 12270535