Assistant administratif et d'accueil (H/F)
Le Ccas de Noyon, Ville de Noyon (Oise - 13 500 habitants), recrute pour ses services.
Notre collectivité offre plusieurs avantages à ses agents notamment :- Aménagement des temps de travail :
- Télétravail 1 jour par semaine pour les postes éligibles.
- Reprise du compte épargne temps, 25 jours de congés annuels, jusqu’à 15 jours de RTT pour un cycle à 37h30 par semaine.
- Semaine de travail possible sur 4.5 jours
- Participation employeur à la mutuelle labélisée à hauteur de 20 %.
- Participation employeur à la prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)Chargé ou chargée d'accueil
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la directrice, l'assistante administrative du CCAS assure des missions d'accueil (physique et téléphonique) des usagers, sur le territoire, en vue d'un accès aux droits et aux services dans le champ social. Elle assure également des missions administratives dans la gestion des dispositifs et activités du CCAS (préparation et outils de suivi) en lien avec les membres de la direction.
Missions / conditions d'exercice- ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU C.C.A.S
- Assurer un accueil physique et téléphonique des usagers. Assurer une écoute active des demandes.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Informer, identifier les demandes sociales (comprendre la demande, en identifier la nature et le degré d'urgence) et orienter vers les services ou organismes compétents.
- GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DISPOSITIFS EN LIEN AVEC LES AGENTS DE L'EQUIPE ET LA DIRECTION
- Collaborer au travail de la Direction en assurant des tâches de secrétariat (instruction des dossiers, suivi des demandes et dispositifs, rédaction de courriers - mails, gestion des courriers et courriels, archivage des documents administratifs, gestion des agendas, demande de travaux, bons de commande.
- Concevoir, suivre et mettre à jour des tableaux de suivi
- Préparer et rédiger des comptes-rendus de réunion, rapports d'activités et documents de présentation.
- Assurer le suivi des demandes d'aides financières et fait le lien avec les acteurs locaux.
- Enregistrer le courrier départs et arrivées, suivi des parapheurs et relances, saisie de bordereaux.
- Suivi et Gestion des domiciliations
- ASSURER LES MISSIONS DU REGISSEUR PRINCIPAL EN SON ABSENCE
- ORGANISATION ET PARTICIPATION AUX MANIFESTATIONS ORGANISEES PAR LE CCAS
- Participer aux manifestations (Repas des séniors, bûche de Noël, Barbecue, fêtes des mères, colis de fin d'année)
- Mise sous pli (convocations des manifestations, plan canicule, courriers divers)
Profils recherchés
Diplôme(s)/concours : BAC PRO secrétariat, BAC Général, expérience d'un an " accueil/secrétariat/ assistante "
Formations, qualifications et habilitations obligatoires : Permis B exigé, très bonne utilisation de l'informatique
Savoirs :- Connaissance des dispositifs d'aides sociales
- Maîtrise de l'outil informatique (tableur, traitement de texte, powerpoint)
- Capacités rédactionnelles
- Connaître les techniques de secrétariat et de rédaction des documents administratifs
- Maîtriser les dispositifs et les procédures d'aide sociale
- Identifier les informations à autrui en respectant le secret professionnel
- Bonne expression écrite et orale
- Recherche des informations, et vérifications
- Connaissance des missions du service
- Rendre compte de son activité à sa hiérarchie
- Bonne présentation
- Bon relationnel
- Capacité d'accueil, d'écoute active et de dialogue
- Patience
- Gérer ses émotions, son stress
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, être réactif
- Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail en fonction des priorités du service
- Sens du service public
- Savoir gérer des publics difficiles
- Capacités à travailler en équipe
- Discrétion
Sous l'autorité de la directrice, l'assistante administrative du CCAS assure des missions d'accueil (physique et téléphonique) des usagers, sur le territoire, en vue d'un accès aux droits et aux services dans le champ social. Elle assure également des missions administratives dans la gestion des dispositifs et activités du CCAS (préparation et outils de suivi) en lien avec les membres de la direction.
- ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU C.C.A.S
- Assurer un accueil physique et téléphonique des usagers. Assurer une écoute active des demandes.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Informer, identifier les demandes sociales (comprendre la demande, en identifier la nature et le degré d'urgence) et orienter vers les services ou organismes compétents.
- GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DISPOSITIFS EN LIEN AVEC LES AGENTS DE L'EQUIPE ET LA DIRECTION
- Collaborer au travail de la Direction en assurant des tâches de secrétariat (instruction des dossiers, suivi des demandes et dispositifs, rédaction de courriers - mails, gestion des courriers et courriels, archivage des documents administratifs, gestion des agendas, demande de travaux, bons de commande.
- Concevoir, suivre et mettre à jour des tableaux de suivi
- Préparer et rédiger des comptes-rendus de réunion, rapports d'activités et documents de présentation.
- Assurer le suivi des demandes d'aides financières et fait le lien avec les acteurs locaux.
- Enregistrer le courrier départs et arrivées, suivi des parapheurs et relances, saisie de bordereaux.
- Suivi et Gestion des domiciliations
- ASSURER LES MISSIONS DU REGISSEUR PRINCIPAL EN SON ABSENCE
- ORGANISATION ET PARTICIPATION AUX MANIFESTATIONS ORGANISEES PAR LE CCAS
- Participer aux manifestations (Repas des séniors, bûche de Noël, Barbecue, fêtes des mères, colis de fin d'année)
- Mise sous pli (convocations des manifestations, plan canicule, courriers divers)
Diplôme(s)/concours : BAC PRO secrétariat, BAC Général, expérience d'un an " accueil/secrétariat/ assistante "
Formations, qualifications et habilitations obligatoires : Permis B exigé, très bonne utilisation de l'informatique
Savoirs :- Connaissance des dispositifs d'aides sociales
- Maîtrise de l'outil informatique (tableur, traitement de texte, powerpoint)
- Capacités rédactionnelles
- Connaître les techniques de secrétariat et de rédaction des documents administratifs
- Maîtriser les dispositifs et les procédures d'aide sociale
- Identifier les informations à autrui en respectant le secret professionnel
- Bonne expression écrite et orale
- Recherche des informations, et vérifications
- Connaissance des missions du service
- Rendre compte de son activité à sa hiérarchie
- Bonne présentation
- Bon relationnel
- Capacité d'accueil, d'écoute active et de dialogue
- Patience
- Gérer ses émotions, son stress
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, être réactif
- Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail en fonction des priorités du service
- Sens du service public
- Savoir gérer des publics difficiles
- Capacités à travailler en équipe
- Discrétion
Si vous êtes contractuel ou titulaire, veuillez adresser votre dernier arrêté.
Si nos services n'ont pas pris contact avec vous dans un délai de 4 à 6 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue. Nous ne pouvons pas reprendre contact avec tous les postulants et nous en sommes désolés.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.