Gestionnaire des festivités et référent(e) des associations - Châteauneuf-du-Rhône

La commune bénéficie d'un fort potentiel de développement touristique en lien avec la Viarhôna et le patrimoine médiéval.

Détails de l'offre

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, vous serez le point d'entrée pour la gestion des festivités et le référent(e) des associations.

1. FESTIVITES

• ORGANISATION ET MISE EN PLACE DES RECEPTIONS
• Agencement de la salle
• Mise en place de la décoration
• Commande, récupération des ingrédients, boissons…
• Préparation de mets complémentaires
• Service pendant la réception
• Rangement après le service
• Gestion des demandes de matériel (organisation, transmission, classement) pour manifestations de la mairie auprès des partenaires et/ou collectivités
• Préparation et organisation des festivités en lien avec le RST
• Rédaction des divers courriers à soumettre à la signature de Mme le Maire
• Etablissement des déclarations SACEM
• REGISSEUR des FESTIVITES

• Encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité
• Versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public
• Gestion des impayés
• Tenue comptable de la régie de recettes
• Tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie

1. RÉFÉRENT(E) ASSOCIATIONS

• Centralise les différentes demandes des associations et fait le lien avec les différents services :

• COORDONNATRICE ENTRETIEN SALLE POLYVALENTE
• Aide à l'organisation du nettoyage des locaux
• Consignes données aux agents affectés à l'entretien de la salle, en lien avec le planning d'utilisation de la salle.
• Vérifier l'état de propreté des locaux
• GESTION ADMINISTRATIVE DE LA SALLE POLYVALENTE
• Tenue du planning
• Gestion de la location du matériel
• Gestion des courriers/mails/fax de réservation
• Etats des lieux entrants et sortants (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)
• Visites pour location (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)
• Gestion du planning de l’agent affecté à la salle en lien avec la RH
• Elaboration de courriers, notes, tableaux…
• MINIBUS MUNICIPAL :
• Gestion des réservations, de l’état des lieux et entretien non mécanique du véhicule avec désinfection.

Profils recherchés

• Code général des collectivités territoriales,
• Organisation de la collectivité
• Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
• Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
• Connaître et respecter les procédures administratives
• Maîtriser les techniques rédactionnelles
• Maîtriser les techniques de bureautique
• Connaître et maîtriser les logiciels Microsoft Office

• Information des usagers et des services
• Gestion et suivi des dossiers
• Procédures de contrôle
• Tableaux de bord et indicateurs
• Actes et écrits administratifs
• Règles de classement et d’archivage des dossiers papiers et numériques
• Techniques et outils de planification
• Logiciels métiers

• Sens de l’accueil et du service public
• Rigueur comptable
• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Respect de la confidentialité
• Forte capacité d'analyse et d'évaluation des situations, de rigueur et forte réactivité
• Travailler en transversalité
• Capacité d’écoute et à s’exprimer

1. FESTIVITES

• ORGANISATION ET MISE EN PLACE DES RECEPTIONS
• Agencement de la salle
• Mise en place de la décoration
• Commande, récupération des ingrédients, boissons…
• Préparation de mets complémentaires
• Service pendant la réception
• Rangement après le service
• Gestion des demandes de matériel (organisation, transmission, classement) pour manifestations de la mairie auprès des partenaires et/ou collectivités
• Préparation et organisation des festivités en lien avec le RST
• Rédaction des divers courriers à soumettre à la signature de Mme le Maire
• Etablissement des déclarations SACEM
• REGISSEUR des FESTIVITES

• Encaissement des recettes réglées par les usagers de la collectivité
• Versement et justification des sommes encaissées auprès du comptable public
• Gestion des impayés
• Tenue comptable de la régie de recettes
• Tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie

1. RÉFÉRENT(E) ASSOCIATIONS

• Centralise les différentes demandes des associations et fait le lien avec les différents services :

• COORDONNATRICE ENTRETIEN SALLE POLYVALENTE
• Aide à l'organisation du nettoyage des locaux
• Consignes données aux agents affectés à l'entretien de la salle, en lien avec le planning d'utilisation de la salle.
• Vérifier l'état de propreté des locaux
• GESTION ADMINISTRATIVE DE LA SALLE POLYVALENTE
• Tenue du planning
• Gestion de la location du matériel
• Gestion des courriers/mails/fax de réservation
• Etats des lieux entrants et sortants (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)
• Visites pour location (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)
• Gestion du planning de l’agent affecté à la salle en lien avec la RH
• Elaboration de courriers, notes, tableaux…
• MINIBUS MUNICIPAL :
• Gestion des réservations, de l’état des lieux et entretien non mécanique du véhicule avec désinfection.

• Code général des collectivités territoriales,
• Organisation de la collectivité
• Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
• Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
• Connaître et respecter les procédures administratives
• Maîtriser les techniques rédactionnelles
• Maîtriser les techniques de bureautique
• Connaître et maîtriser les logiciels Microsoft Office

• Information des usagers et des services
• Gestion et suivi des dossiers
• Procédures de contrôle
• Tableaux de bord et indicateurs
• Actes et écrits administratifs
• Règles de classement et d’archivage des dossiers papiers et numériques
• Techniques et outils de planification
• Logiciels métiers

• Sens de l’accueil et du service public
• Rigueur comptable
• Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Respect de la confidentialité
• Forte capacité d'analyse et d'évaluation des situations, de rigueur et forte réactivité
• Travailler en transversalité
• Capacité d’écoute et à s’exprimer

Horaires de travail : 8h30 – 12h00 13h30-17h15

• Horaires réguliers (sauf lors des festivités organisées par la commune)
• Présence indispensable lors des festivités organisées par la commune.

Rémunération : Statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d’année + Participation employeur mutuelle santé et prévoyance + CNAS

Adresser lettre de motivation manuscrite + CV avec photo, dernier arrêté concernant votre situation administrative

et les 2 derniers comptes-rendus d'entretien individuel à : Madame le Maire

26780 CHATEAUNEUF-DU-RHONE

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.