Assistant administratif et d'accueil (H/F)
Le poste de Assistant administratif et d'accueil (H/F)
35H Autre
Fréquents Zone départementale
Description du poste
Vous souhaitez donner du sens à votre travail ?Vous avez une double compétences administrative et d'accueil ?
Intégrer une équipe dynamique de 5 personnes au sein du service formation en apprentissage (CFA académique) du GIP FCIP de Poitiers en tant que Assistant administratif et d'accueil (H/F).
Vous pourrez contribuer au développement de l'apprentissage, favorisant l'intégration des jeunes dans le monde professionnel.
Ce poste joue un rôle crucial d'interface entre le CFA académique et ses interlocuteurs en veillant à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure.
Pour quelles missions ?
> Participer à la gestion administrative avec un objectif de conformité des dossiers et de traitement dans les délais jusqu'à la facturation en soutien des autres assistantes
Traiter les contrats d'apprentissage : préparation des éléments liés au dépôt des contrats auprès des différents financeursContrôler les pièces du dossier et le mettre en conformité le cas échéant
Numériser et envoyer les pièces aux différents interlocuteurs (financeurs, UFA) : CERFA, conventions .
Accompagner et suivre les apprentis : cartes « étudiant des métiers », aides spécifiques, attestations, .
Accompagner les entreprises dans la gestion des contrats d'apprentissageSaisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion administrative (effectifs apprentis notamment)
> Participer à la gestion de la facturation et le suivi budgétaireDemander et suivre la facturation auprès des OPCO : assiduité, attestations de réalisation de formation vérification des Pro-forma adressés par les OPCO et mise à jour des tableaux Excel associés
Saisir les dépenses et recettes sur le logiciel budgétaire en lien avec ses activités
Compléter les outils d'analyse et tableaux de bord (tableurs Excel)
> Réaliser l'accueil du CFAA en assurant une première impression positive de l'organisationGérer la ligne téléphonique et le mail générique du CFAA
Assurer les contacts avec les interlocuteurs à la demande
Répondre aux demandes internes et externes de premier niveau
Orienter vers l'interlocuteur compétent pour les demandes de second niveau
Traiter le courrier entrant et sortant, assurer sa distribution aux personnes concernées
Participer à la logistique des réunions organisées par le CFAA le cas échéant
> Effectuer la gestion documentaire dans le respect des procédures internesSaisir et mettre en forme des documents (compte rendu, présentations, .)
Saisir, actualiser, contrôler et diffuser les données liées à son activité
Classer et archiver les dossiers, tant sous forme physique que numérique
> Contribuer à la démarche de l'amélioration continue de la structure
Pour quel profil ?
BAC+2 minimumExpérience souhaitée (>3 ans) idéalement dans un organisme de formation
Compétences requises :- Techniques de secrétariat et d'accueil
- Rédiger et mettre en forme des documents (publipostage, compte-rendu, synthèse, présentation, ...)
- Avoir une aisance relationnelle, une communication adaptée
- Avoir le sens de l'organisation, une rigueur de travail
- Être réactif, savoir prioriser et respecter les délais
- Utiliser les outils informatiques collaboratifs et applications / logiciel métier dédiés
- Connaissances réglementaires de la formation en apprentissage
- Notions budgétaires
Sous quelles conditions ?
Contractuel de droit public : CDD (par année scolaire) renouvelable jusqu'à 5 fois avant CDI
Poste de catégorie BSalaire en fonction du diplôme et de l'expérience (jusqu'à 2175 € brut / mois) + Prime de fin d'année (votée en CA)
45 jours de congés + 2 jours de fractionnement
Supplément Familial de Traitement
Jusqu'à 12 jours enfant malade
Mutuelle ou prise en charge de 15 €
Le profil recherché
Expérience souhaitée : 3 An(s)Bac+2 ou équivalents Exigé
Avantages
Autre
À savoir
Nombre de poste : 1 - Niveau d'études : bac+2Référence : 12559916