Gestionnaire administratif.ve (H/F)

Le poste de Gestionnaire administratif.ve (H/F)

temps partiel Travail en journée

Contexte du recrutement :

Ce recrutement intervient dans le cadre d'un potentiel remplacement, il est donc susceptible d'être vacant.

L'Université du Tiers Temps est un service inter universitaire, administrativement rattaché à l'Université Paul-Valéry Montpellier 3.

Elle organise des conférences et propose des formations non diplômantes, ouvertes à tous. Elle accueille plus de 2000 étudiants chaque année.

Le contrat est proposé pour une quotité de 80% (lundis après-midis, mardis après-midis, mercredis, jeudis et vendredis)

Missions

Missions non télé travaillables :

Exécuter des actes administratifs et de gestion financière, de logistique et d'accueil dans le domaine de la formation non diplômante :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, les échanges courriels, les newsletters
• Inscrire les étudiants : accueil, saisie, archivage
• Assister les enseignants et conférenciers pour la mise en place et le démarrage des outils (ordinateurs, vidéo projecteur, visio conférence,.)
• Réaliser des opérations de gestion administrative et financière sur un logiciel propre à la structure et sur les outils utilisés par l'Université
• Mettre à jour la base de données dédiée à la gestion (administrative, financière, ressources humaines)
• Assurer les échanges avec les intervenants et prestataires extérieurs
• Concevoir ou rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes rendus, certificats administratifs, offre de formation)
• Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs externes, ou internes
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
• Réceptionner, traiter et assurer la traçabilité du courrier
• Saisir des données , classer et archiver des documents
• Assurer le contrôle des cartes d'étudiants en début de cours ou conférences
• Assurer les veilles des modes opératoires

Expériences souhaitées : domaines de l'accueil, du secrétariat, de la gestion administrative

Rémunération

Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l'université soit entre 1456 € brut mensuel et 1480 € brut mensuel en fonction de l'expérience acquise sur des fonctions similaires pour une quotité à 80%.

Université du Tiers Temps 2, Place Pétrarque MONTPELLIER

Le profil recherché

Bac ou équivalent Exigé

Avantages

Autre

À savoir

Référence : 12270510