Un(e) chargé(e) d'accueil H/F

Forte d'un siècle d'engagement avec plus de 71 000 adhérents, 9000 bénévoles actifs, 650 salariés sur le territoire national et d'un réseau d'associations locales actives dans plus de 80 départements, la LPO est aujourd'hui la première association de protection de la nature en France.

Elle oeuvre au quotidien pour la protection des espèces, la préservation des espaces et pour l'éducation et la sensibilisation à l'environnement.

La motivation de l'action de la LPO pour la nature est en cohérence avec son fonctionnement interne et ses relations avec ses interlocuteurs : écoute, dialogue, entraide, tolérance, ouverture, convivialité (plaisir d'être ensemble et de partager), respect de la diversité (parité, handicap?), équité, solidarité, et responsabilité sociétale.

La LPO agit au nom de l'intérêt général et revendique intégrité et transparence dans son action qu'elle exerce de façon apolitique, militante et indépendante.

Le poste :

Sous la responsabilité de la responsable d'équipe Accueil des publics et Faune en détresse, vous aurez en charge les missions suivantes :

• Gérer, filtrer et répondre aux appels téléphoniques
• Orienter le public vers les personnes, services ou organismes compétents
• Gérer la programmation des calendriers, la mises en ligne des messages spécifiques d'absences sur le système téléphonie « SVI » de l'équipe accueil & conseils

• Gérer l'accueil des visiteurs sur le site du siège national et les orienter vers les personnes et services compétents
• Promouvoir la LPO, les activités, l'engagement, la mobilisation à l'échelle nationale
• Promouvoir la LPO, le bâtiment du siège national, les sites LPO, la dynamique locale à l'échelle départementale
• Gérer l'espace d'accueil (hall) pour optimiser son usage, son organisation (ouverture/fermeture des portes), la qualité d'accueil (mise à disposition de documentations, affichage d'informations, gestion de l'écran d'accueil')
• Renseigner le public qui sollicite la LPO sur place ou par courrier, diffuser et envoyer la documentation LPO (catalogues, brochures, etc?)

• Gérer la messagerie électronique générale LPO et la réception les télécopies, traitement des réponses standardisées ou transfert vers les services compétents
• Assurer la transmission des informations en interne
• Assurer la mise en forme, l'impression, le tri, le classement, la mise à jour des documents (annuaires, fichiers contacts, bases de données')
• Tenir et mettre à jour le classeur des procédures d'accueil du public du site Fonderies Royales
• Installer et mettre à disposition le matériel nécessaire à la réception du courrier des salariés
• Enregistrer de la donnée dans des bases spécifiques

• Assurer l'accueil des découvreurs d'animaux en détresse
• Apporter un premier niveau de réponse aux demandes de conseils du grand public, sur place, par téléphone ou par mail
• Maitriser les sujets principaux de médiation

• Être en lien et dans l'échange avec les équipes du service Mobilisation Citoyenne
• Soutenir l'équipe Accueil & Conseils dans la mise en place des actions de médiation et faune en détresse
• Être polyvalent(e) et apporter un soutien administratif selon les besoins du service ou des pôles
• Assurer l'accueil sur certains évènements LPO sur le site des Fonderies Royales ou ailleurs

Profil recherché :

• Diplômes à partir du niveau IV ou III en secrétariat administratif, BTS assistant de gestion/direction ou équivalent
• Expérience en secrétariat (notamment standard), gestion administrative ou commerciale dans une association ou une entreprise
• Techniques d'accueil et de tenue de standard (avec une forte saisonnalité)
• Maîtrise de logiciels informatiques
• Capacités rédactionnelles et compétences en orthographe
• Excellentes capacités relationnelles (écoute, observation et dialogue) et sens du travail en équipe
• Sociabilité, amabilité, sens du contact
• Réactivité, adaptabilité, polyvalence, sens de l'organisation, gestion du stress
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Notions d'anglais
• Culture associative souhaitée (connaissance ou expérience à la LPO serait un plus)
• A compétences égales, la LPO France portera une attention particulière à toutes les candidatures de personnes en situation de handicap en favorisant l'intégration dès le recrutement. Des référents handicap sont identifiés et participent à leur accompagnement dès leur arrivée, notamment pour veiller à l'adaptation des postes de travail si cela est nécessaire

• Contrat à durée déterminée de 6 mois
• Durée hebdomadaire du travail : 35 heures
• Rémunération brute totale mensuelle 2 052,37- (Groupe B, indice 265 de la Convention Collective Nationale, indice auquel s'ajoutent 30 points de prime différentielle)
• Titres restaurants pris en charge à 50%
• Mutuelle employeur pris en charge à 50%
• Abonnement transports en commun pris en charge à 50%
• Avantages CSE dès 4 mois d'ancienneté
• Poste à pourvoir au 04/11/2024