Assistant de Direction (H/F) à la Direction des Affaires Médicales - Saint-Malo - réf. r37740219
Descriptif
Vous souhaitez rejoindre un acteur hospitalier majeur ? Vous souhaitez donner du sens à votre métier et participer à des projets variés ?Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude (GHRE), né du rapprochement des sites hospitaliers de Saint-Malo, Dinan et Cancale est représenté par 4 200 professionnels répartis sur 12 sites. Plus de 100 métiers y sont exercés.
Acteur public incontournable des politiques sanitaires et médico-sociales, nous assurons la prise en charge de proximité et l'accès à l'ensemble des disciplines de médecine, chirurgie, obstétrique, réadaptation, santé mentale et gériatrie.
MISSION
Le Groupe Hospitalier Rance Emeraude (GHRE) recrute, pour sa Direction des Affaires Médicales (DAM) et de la Recherche Clinique, un Assistant de Direction (H/F). Le poste est mis à la vacance à temps plein.L'assistant de direction traite et organise l'ensemble des informations administratives et les relations internes et externes de la DAM et de la Recherche Clinique des sites hospitaliers de Saint-Malo, Dinan et Cancale.
Il assure le traitement des courriers et la prise de rendez-vous de la Directrice des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique, de la Directrice adjointe aux affaires médicales arrivant en janvier 2025, et de ses adjoints.
En plus de son activité de secrétariat, il gère également certains dossiers transversaux et particuliers.
ACTIVITÉS PRINCIPALES- Alimentation du chrono de la DAM (Dinan, Saint-Malo : gestion et formation)
- Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda des Directrices des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique et des responsables des RH médicales le cas échéant, organisation de réunions
- Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques pour la DAM
- Réception, traitement des messages électroniques de l'adresse générique du secrétariat de la DAM et le cas échant pour les mails la concernant, de la boite générique de la DAM
- Gestion du suivi des signatures des chefs de pôle et chefs de service sur périodes probatoires et entretiens professionnels
- Accueil des médecins
- Frappe, mise en forme de documents pour les Directrices des Affaires Médicales et ses adjoints (courriers, notes)
- Gestion des groupes de diffusion
- Diffusion de la liste des mandats dès actualisation faite par le responsable paie carrière
- Classement et archivage (courriers, notes au fil de l'eau et archivage au fil de l'eau )
- Préparation des dossiers en vue des réunions et/ou entretiens programmés.
ACTIVITÉS PARTICULIÈRES
Recrutements médicaux : Publication et suivi des annonces de recrutement
Tenue de la CVthèqueSuivi des candidatures et tenue du tableau des prévisions de recrutement
Envoi des confirmations de recrutement
Envoi des réponses négatives.
Instances médicales :Commissions d'Activité Libérale (CAL) des sites hospitaliers de Saint-Malo et de Dinan : envoi de l'ordre du jour, transmission du compte rendu
Commissions d'Organisation de la Permanence des Soins (COPS) des sites hospitaliers de Saint-Malo et de Dinan: envoi de l'ordre du jour, transmission du compte renduCommissions Médicales d'Etablissement (CME): présence aux réunions et frappe du compte rendu sur la base des notes et de l'enregistrement. Transmission du compte rendu.
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNELLieux de travail : 4 jours sur le site hospitalier Broussais (SAINT-MALO)
+ 1 jour (à déterminer) sur le site hospitalier René Pleven (DINAN)
Temps de travail : temps plein (35 heures)Horaires de travail : du lundi au vendredi : de 8 h 30 à 16 h 30 avec 1 heure de pause le midi (horaires possiblement évolutifs en fonction des besoins de la Direction et du profil du candidat retenu).
Avantages :Possibilité d'accéder aux avantages proposés par le Comité de Gestion des uvres Sociales (CGOS) et par l'Amicale du Personnel
Restaurant d'entreprise
Parking
Possibilité d'évolution interne au sein des sites du GHRE
Liens hiérarchiques et fonctionnels :Les liens hiérarchiques : Les Directrices des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique
Les Responsables des ressources humaines médicalesLes liens fonctionnels : Les Présidents de la CME des sites hospitaliers du GHRE
Les responsables des directions fonctionnellesL'équipe des affaires médicales et de la recherche clinique
Les chefs de pôle, les responsables de structures internes et tous les médecins
Les représentants du personnel
Le secrétariat de direction du GHRE.
PROFIL RECHERCHÉFormation : Secrétariat et gestion administrative
Diplôme : Bac professionnel secrétariat (niveau 4) / BTS assistante de direction (niveau 5)
Connaissances :- Connaissances générales : Droit hospitalier, Statut du personnel médical, Classement et archivistique.
- Connaissances opérationnelles : Accueil téléphonique, Bureautique, Communication et relations interpersonnelles, Organisation et fonctionnement interne de l'établissement.
- Connaissances approfondies : Secrétariat.
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face-à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques / les Technologies d'Information et de Communication (TIC) : Outlook, Internet, Word, Excel, Powerpoint, AGIRH, BO.
- Rigueur
- Organisation
- Discrétion
- Disponibilité
- Sens de l'accueil
- Polyvalence.