Chef de service Secrétariat Général, Responsable des assemblées et assistant DGS

Avec plus de 40000 habitants, Villenave D'Ornon est la cinquième des 28 communes de Bordeaux Métropole par son nombre d'habitants.

Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d'une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l'aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.

Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l'avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 11 et 15, Citéis 89, ligne 87 et Corol 34 et 36), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.

À cela s'ajoutent de nombreux projets créateurs d'activités et d'emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.

Détails de l'offre

Rédacteur principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

Avec près de 40 000 habitants, Villenave d’Ornon est la cinquième des 28 communes de Bordeaux Métropole par son nombre d’habitants.

Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d’une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l’aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.

Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l’avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 15, 39, Lignes, 85, 87, 90, 89,), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.

Avec son vaste territoire équilibré en plusieurs secteurs résidentiels, elle permet à chacun de vivre une vraie vie de quartier, non pas autour d’un, mais de plusieurs « centres villes ».

À cela s’ajoutent de nombreux projets créateurs d’activité et d’emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.

Au sein du service du Secrétariat général de la ville de Villenave d’Ornon, le chef de service a pour missions principales :

• Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication d'informations, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
• Assurer l'organisation et la bonne marche des assemblées
• Piloter des projets transversaux
• Encadrer les activités et les agents du secrétariat général

• Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA :

Rédiger et diffuser des courriers, des notes de service, des comptes rendus de réunion, des outils de communication pour

Accompagner le Directeur Général dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le

• Assurer l’organisation et la bonne marche des assemblées
• Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction générale - Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées en lien avec le service juridique
• Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance
• Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances du conseil municipal
• Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution)
• Relire les délibérations des établissements publics communaux et alerter la direction générale des dossiers structurants ou sensibles.
• Piloter de projets transversaux
• Piloter des projets transversaux à la demande du DGS
• Encadrer le service secrétariat général
• Encadrer les agents du secrétariat général dans leurs missions et notamment distribution-collecte du courrier des services intra-site, l’enregistrement du courrier, l’organisation du Conseil Municipal
• Coordonner et planifier l’activité du secrétariat général
• Gérer son classement et veiller à l'archivage des documents produits
• Suivre le budget du service secrétariat général en lien avec l’assistante administrative
• Assurer le remplacement, en cas d'absence, de l'assistante administrative en charge de la gestion du courrier et des parapheurs.

• Réaliser des procédures et gérer les mises à jour du guide des procédures
• Contribuer à la mise à jour de l'intranet
• Suppléer l’assistante du cabinet de M. Le Maire en cas d’absence (reprise de ligne téléphonique, suivi des affaires courantes).

• Connaître et maîtriser le fonctionnement des collectivités et le processus délibératif ;
• Maîtriser les outils de pilotage de projet ;
• Aisance rédactionnelle ;
• Connaître l'environnement juridique, comptable et budgétaire territorial ;
• Connaître et maîtriser les techniques de secrétariat ;
• Maîtriser les outils bureautiques (Open office, logiciels libres, Word, Excel, Power point, webdélib, Publiact, S2LOW) ;
• Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et des documents écrits ;
• Savoir travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies ;
• Savoir gérer un classement et connaître les bases des règles juridiques applicables à l'archivage des documents ;
• Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services.
• Rigueur, organisation et méthode
• Sens de l'écoute et de la reformulation
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Autonomie et initiative dans la mise en œuvre du travail
• Discrétion professionnelle
• Ordinateur
• Scanner / Photocopieuse
• Logiciel de suivi des délibérations (webdélib)
• Logiciel Publiact, S2LOW, Postoffice
• Logiciel CIRIL RH et Finances

• liens internes : Le DGS, les services municipaux, les élus, Monsieur le Maire
• liens externes : Les administrés, les services de la Préfecture, les services de Bordeaux Métropole, DRFIP
• Disponibilité les soirs de conseils municipaux

Avec près de 40 000 habitants, Villenave d’Ornon est la cinquième des 28 communes de Bordeaux Métropole par son nombre d’habitants.

Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d’une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l’aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.

Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l’avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 15, 39, Lignes, 85, 87, 90, 89,), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.

Avec son vaste territoire équilibré en plusieurs secteurs résidentiels, elle permet à chacun de vivre une vraie vie de quartier, non pas autour d’un, mais de plusieurs « centres villes ».

À cela s’ajoutent de nombreux projets créateurs d’activité et d’emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.

Au sein du service du Secrétariat général de la ville de Villenave d’Ornon, le chef de service a pour missions principales :

• Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication d'informations, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
• Assurer l'organisation et la bonne marche des assemblées
• Piloter des projets transversaux
• Encadrer les activités et les agents du secrétariat général
• Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA :

Rédiger et diffuser des courriers, des notes de service, des comptes rendus de réunion, des outils de communication pour

Accompagner le Directeur Général dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le

• Assurer l’organisation et la bonne marche des assemblées
• Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction générale - Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées en lien avec le service juridique
• Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance
• Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances du conseil municipal
• Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution)
• Relire les délibérations des établissements publics communaux et alerter la direction générale des dossiers structurants ou sensibles.
• Piloter de projets transversaux
• Piloter des projets transversaux à la demande du DGS
• Encadrer le service secrétariat général
• Encadrer les agents du secrétariat général dans leurs missions et notamment distribution-collecte du courrier des services intra-site, l’enregistrement du courrier, l’organisation du Conseil Municipal
• Coordonner et planifier l’activité du secrétariat général
• Gérer son classement et veiller à l'archivage des documents produits
• Suivre le budget du service secrétariat général en lien avec l’assistante administrative
• Assurer le remplacement, en cas d'absence, de l'assistante administrative en charge de la gestion du courrier et des parapheurs.

• Réaliser des procédures et gérer les mises à jour du guide des procédures
• Contribuer à la mise à jour de l'intranet
• Suppléer l’assistante du cabinet de M. Le Maire en cas d’absence (reprise de ligne téléphonique, suivi des affaires courantes).
• Connaître et maîtriser le fonctionnement des collectivités et le processus délibératif ;
• Maîtriser les outils de pilotage de projet ;
• Aisance rédactionnelle ;
• Connaître l'environnement juridique, comptable et budgétaire territorial ;
• Connaître et maîtriser les techniques de secrétariat ;
• Maîtriser les outils bureautiques (Open office, logiciels libres, Word, Excel, Power point, webdélib, Publiact, S2LOW) ;
• Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et des documents écrits ;
• Savoir travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies ;
• Savoir gérer un classement et connaître les bases des règles juridiques applicables à l'archivage des documents ;
• Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services.
• Rigueur, organisation et méthode
• Sens de l'écoute et de la reformulation
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Autonomie et initiative dans la mise en œuvre du travail
• Discrétion professionnelle
• Ordinateur
• Scanner / Photocopieuse
• Logiciel de suivi des délibérations (webdélib)
• Logiciel Publiact, S2LOW, Postoffice
• Logiciel CIRIL RH et Finances

• liens internes : Le DGS, les services municipaux, les élus, Monsieur le Maire
• liens externes : Les administrés, les services de la Préfecture, les services de Bordeaux Métropole, DRFIP
• Disponibilité les soirs de conseils municipaux

Merci d'adresser votre candidature à l'adresse suivante : RH.recrutement.formation@mairie-villenavedornon.fr

Si vous êtes fonctionnaire, merci de joindre votre dernier arrêté ou votre inscription sur liste d'aptitude pour les lauréats de concours ainsi que vos deux dernières évaluations.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.