Assistant.e de direction H/F

Vos missions : Vous appartenez à un secrétariat commun avec la Direction des Finances composé de 3 assistant(e)s de direction. Les assistant(e)s ont en charge le secrétariat des directeurs et des cadres de proximité.L’Assistant(e) de Direction doit assurer la tenue, l’organisation et la gestion quotidienne de l’agenda de la Directrice et prendre en charge, pour l’ensemble de la Direction, l’organisation de réunions, réservations de salle, mises en forme de courrier, la diffusion des informations, la gestion des congés, formation, frais de déplacement, la réalisation de supports de présentation.Les tâches principales associées :Organisation de l’agenda et des réunionsGestion quotidienne de l’agenda et des rendez-vousAnticipation de la programmation des réunions récurrentesGestion des priorités dans les réunionsPréparation des réunions (ordre du jour, documents, rappel, compte-rendu, diaporamas …)Secrétariat du Comité des ProjetsCollecte et préparation des supports de présentation pour le Groupe Ressources et le Comité des ProjetsProgrammation et organisation des réunions avec l’ensemble des interlocuteurs Gestion Ressources HumainesGestion des congés et absences de l’équipeGestion des horaires réalisés et prévisionnelsGestion des déplacements (ordre de mission, réservation billets de transport ou véhicule CHU) Gestion documentaireMise à jour des listes de contactsDiffusion de la documentationGestion des droits d’accès à l’espace partagé informatique pour la directionClassement et archivage numérique des documents sur l’espace partagé dans le respect des bonnes pratiques documentairesMise à jour des documents qualité dans un logiciel dédiéContribution ponctuelle aux projets pilotés par la directionSecrétariat Gestion des fournitures de la direction, matériels de bureauGestion du courrier de la direction via un logiciel dédiéRéception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniquesAccueil physique des intervenants aux diverses réunionsRéalisation de commande de prestations hôtelièresRemplacement des 2 autres assistant(e)s du secrétariat commun avec la Direction des Finances Ce poste est à pourvoir dans la ville de Lille.

COMPETENCES ET SAVOIR FAIRE SOUHAITES & QUALITES REQUISES :Compétences et Formation initiale requise :Maîtriser les outils bureautiques (Word, PowerPoint…)Niveau BTS secrétariat, idéalement avec expérience d’au moins 2 ansSavoir-faire relationnels :Sens du relationnel, de l’écoute, courtoisie et diplomatieRigueur, sens de l’organisationEsprit d’équipe et polyvalenceDiscrétion (identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel)Esprit d’initiative, de synthèse et d’analyseSens de l’anticipation/réactivitéDynamismeCapacité d’adaptationBienveillance