Agent administratif - Groupement de Coopération Sanitaire de Biologie du territoire de l'Ariège
Descriptif
L'ÉTABLISSEMENT :Ouvert en 2000, le centre hospitalier du val dAriège est issu de la fusion des hôpitaux de Foix et Pamiers, cités ariégeoises possédant une tradition hospitalière très ancienne. Depuis le 1er Janvier 2018, le centre hospitalier du val dAriège et le centre hospitalier du Pays d'Olmes ont fusionné pour donner naissance au centre hospitalier intercommunal des vallées de l'Ariège.
LE POSTE : IDENTIFICATION DU POSTEPôle : Médico-technique
UMA/UMT : Biologie Médicale
Corresp. Grade : Assistant Médico-Administratif ou Adjoint Médico-Administratif
Statut, rémunération, évolution de carrière : selon les statuts de la fonction publique hospitalière (grade et indice).
Famille : Soins médico-techniques
Sous-famille : Sécrétariat
Lieu : CHIVA / Laboratoire du Centre hospitalier / GCS Biologie du territoire de l'Ariège
Descriptif, environnement, place dans l'organisation : Poste de gestion administrative du GCS
Poste pré-analytique laboratoire
Missions spécifiquesGestion administrative :
Planification des différentes réunions et instances (assemblée générale, comité d'investissement, comité de gestion), réservation de salle et lien visio, envoi des convocations, préparation et compte-rendu
Programmation des réunions des instances de dialogue social (CSE), convocation, mise en page du procès-verbal
Rédaction de divers documents (conventions, avenants)
Participation à l'élaboration des marchés ou contrats (ex : CCTP)
Suivi de tableaux de bord (comité de gestion, activité du laboratoire)Mises à la signature des divers documents ou pièces
Suivi et paramétrage du logiciel PEP EPL, suivi des mises à jour de version et patchs correctifs
Saisie complète des fiches fournisseur
Saisie et mise à jour des prix, des articles et des tiers (fournisseurs) sur le logiciel PEP EPL
Saisie et suivi des marchés (minimum, maximum, nombre CPR), suivi des conventions/contrats
Gestion et archivage des devis
Saisie (contrat de maintenance, commandes de petits matériels ou de matériel médical) et suivi des engagements
Collaboration avec les cadres laboratoire pour le suivi des délais de livraison
Gestion des factures (importation, contrôle, suivi, liquidation) et mise au mandatement (y compris le suivi des factures des laboratoires sous-traitants), relance des fournisseurs
Réclamation aux fournisseurs et suivi des litiges, gestion des relances
Suivi en lien avec les pilotes et le biologiste référent du processus post-analytiques, des mises à jour NABM et de la Liste des Actes Hors Nomenclature LAHNParticipation à la remontée annuelle des actes innovants hors nomenclature de biologie RIHN à l'ATIH (dotation MERRI G03)
Extractions d'activité (pour la facturation des marchés en CPR, l'ARS, SAE, gestion du GCS, activité externe pour la direction des ressources humaines)
Faire un état des dépenses par fournisseur et compte budgétaire
Participation à l'élaboration de l'EPRD et du réalisé
Tenue du dossier partagé informatique GCS (arborescence chronologique, archivage)
Participation à l'élaboration et l'amélioration du système qualité (rédaction de procédures, suivi des réclamations fournisseur, participation à l'évaluation des fournisseurs)
Poste pré-analytique : Gestion du pneumatique (réception et renvoi des cartouches)
Réceptionner et scanner les bilans de prescription connectéeEnregistrement et gestion des bilans de biologie
Gestion des IEP
Gestion des non-conformités pré-analytiques liées aux prescriptions
Accueil téléphonique interne
Enregistrement et gestion des prescriptions de PSL
RATTACHEMENTHiérarchique : le cadre du Pôle, le cadre du GCS et l'administrateur GCS
Fonctionnel : le responsable médical GCS, biologistes
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
Internes : Les biologistes et cadres, l'administrateur du GCS, le contrôle de gestion, la direction des finances, la cellule des marchés, l'équipe du laboratoire, les unités de soins (IDE, médecins)
Externes : direction des finances publiques, les fournisseurs et prestataires, les laboratoires sous-traitants
PROFIL RECHERCHÉ :Diplôme requis : Baccalauréat
Savoir : Excel, Word, Power point, PEP EPL
Connaissance des actes de biologieConnaissance du système de facturation et des comptes budgétaires
Connaissance du milieu hospitalier et de la biologie médicale
Savoir-faire : Rédiger et mettre en forme des notes, documents, rapports
Analyser des données, des tableaux de bordSavoir être : Bonne orthographe, prise de note et transcription
Organisation / Capacité à définir les prioritésAdaptabilité / Compréhension
Sens du travail en équipe
Discrétion / Secret professionnel
Esprit d'initiative
Sens de l'analyse