Chargé accueil (h/f)

Ville porte du Parc Naturel Régional du Vexin Français

Détails de l'offre

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels

Ville de Meulan-en-Yvelines recrute pour son secrétariat général

Missions / conditions d'exercice

Activités principales : Accueil - Standard

• Accueil général de l’Hôtel de Ville,
• Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs,
• Information générale du public et réponses de premier niveau pour l’ensemble des services,
• Gestion de la relation citoyenne via le logiciel de GRC,
• Remise des clés aux associations ainsi que le courrier de celles domiciliées à l’Hôtel de ville,
• Remise des clés des véhicules de pool (et gestion administrative du parc),
• Remise de formulaires et autres documents (plan, horaires des transports et autres informations générales locales mais aussi documents émanant des services à destination des usagers ou organismes divers),
• Mise à jour des présentoirs,
• Gestion des affiches liées aux horaires d’ouverture de la Mairie dans le respect de la charte Communication,
• Gestion de l’affichage des actes administratifs de la ville, d’informations préfectorales et ministérielles et des enquêtes publiques,
• Mise à disposition des enquêtes publiques à la consultation des usagers,
• Réception et orientation des appels téléphoniques,
• Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation,
• Réception des rendez-vous et au besoin accompagnement jusqu’au lieu de réunion,

• Enregistrement et diffusion du courrier postal et mail de l’Hôtel de ville (tamponnage, dématérialisation pour les courriers postaux, enregistrement et transmission),
• Traitement du courrier et des mails destinés au service accueil,
• Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec l’appariteur,
• Gestion du courrier à envoyer (tri, comptage, élaboration de la fiche de transfert, assurer le suivi à l’aide du tableau de transmission et transmission au prestataire),
• Tenue de l’annuaire des organismes et services,
• Enregistrement des affichages à effectuer pour en assurer le suivi (affichage, retrait et au besoin transmission de procès-verbaux),
• Gestion des rendez-vous pour les permanences Maison de la justice et du droit,
• Mise à jour systématique du planning des réunions, des rendez-vous et de l’agenda des événements de la ville,
• Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules de l’Hôtel de ville (hors services techniques et police),
• Participer à l’évaluation de la satisfaction du public : gestion du tableau des statistiques de fréquentation du public et des appels téléphoniques,
• Elaboration du rapport d’activités du service Accueil.

Profils recherchés

• Expérience confirmée dans un poste similaire au sein d'une commune exigée
• Bonnes connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique
• Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat
• Parfaite connaissance du fonctionnement des services d'une commune et des procédures hiérarchiques.
• Aptitude à l’utilisation d’internet et du logiciel métier (GRC)
• Discrétion et réserve professionnelle
• Sens de l’écoute et du contact avec le public
• Sens du service public et aptitude aux relations humaines
• Bonne maîtrise de la lecture et de l’écriture
• Grande rigueur et méthode
• Très bonne présentation et respect impératif des horaires
• Grande disponibilité et capacité d’adaptation aux nécessités de service
• Désamorcer les situations conflictuelles

Ville de Meulan-en-Yvelines recrute pour son secrétariat général

UN CHARGE D'ACCUEIL H/F

Activités principales : Accueil - Standard

• Accueil général de l’Hôtel de Ville,
• Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs,
• Information générale du public et réponses de premier niveau pour l’ensemble des services,
• Gestion de la relation citoyenne via le logiciel de GRC,
• Remise des clés aux associations ainsi que le courrier de celles domiciliées à l’Hôtel de ville,
• Remise des clés des véhicules de pool (et gestion administrative du parc),
• Remise de formulaires et autres documents (plan, horaires des transports et autres informations générales locales mais aussi documents émanant des services à destination des usagers ou organismes divers),
• Mise à jour des présentoirs,
• Gestion des affiches liées aux horaires d’ouverture de la Mairie dans le respect de la charte Communication,
• Gestion de l’affichage des actes administratifs de la ville, d’informations préfectorales et ministérielles et des enquêtes publiques,
• Mise à disposition des enquêtes publiques à la consultation des usagers,
• Réception et orientation des appels téléphoniques,
• Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation,
• Réception des rendez-vous et au besoin accompagnement jusqu’au lieu de réunion,

• Enregistrement et diffusion du courrier postal et mail de l’Hôtel de ville (tamponnage, dématérialisation pour les courriers postaux, enregistrement et transmission),
• Traitement du courrier et des mails destinés au service accueil,
• Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec l’appariteur,
• Gestion du courrier à envoyer (tri, comptage, élaboration de la fiche de transfert, assurer le suivi à l’aide du tableau de transmission et transmission au prestataire),
• Tenue de l’annuaire des organismes et services,
• Enregistrement des affichages à effectuer pour en assurer le suivi (affichage, retrait et au besoin transmission de procès-verbaux),
• Gestion des rendez-vous pour les permanences Maison de la justice et du droit,
• Mise à jour systématique du planning des réunions, des rendez-vous et de l’agenda des événements de la ville,
• Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules de l’Hôtel de ville (hors services techniques et police),
• Participer à l’évaluation de la satisfaction du public : gestion du tableau des statistiques de fréquentation du public et des appels téléphoniques,
• Elaboration du rapport d’activités du service Accueil.

• Expérience confirmée dans un poste similaire au sein d'une commune exigée
• Bonnes connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique
• Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat
• Parfaite connaissance du fonctionnement des services d'une commune et des procédures hiérarchiques.
• Aptitude à l’utilisation d’internet et du logiciel métier (GRC)
• Discrétion et réserve professionnelle
• Sens de l’écoute et du contact avec le public
• Sens du service public et aptitude aux relations humaines
• Bonne maîtrise de la lecture et de l’écriture
• Grande rigueur et méthode
• Très bonne présentation et respect impératif des horaires
• Grande disponibilité et capacité d’adaptation aux nécessités de service
• Désamorcer les situations conflictuelles

Envoyer votre dossier de candidature ( lettre de motivation, CV et dernier arrêté de situation administrative) par voie postale à Madame le Maire - Direction des Ressources Humaines ou par voie électronique : recrutement@ville-meulan.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.