[réf. y89146020] Secrétaire polyvalente h/f

Détails de l'offre

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Intégrer le Département de la Haute-Savoie : opportunités de carrières et qualité de vie exceptionnelle !

Rejoignez le 1er employeur public de Haute-Savoie et participez aux actions quotidiennes en matière d'action sociale, de collège, de voirie départementale, de sport, d'environnement, de culture... au service de plus de 800 000 Haut-Savoyards !

Et si le prochain talent c'était vous ?

Missions / conditions d'exercice

• Gestion des présences et des absences lors des commissions (vérification du quorum en amont des réunions et recueil des signatures).
• Mise à disposition des ordre du jour, du recueil des dossiers à présenter.
• Saisie des décisions prises par la commissions et contrôle des notifications de décisions.
• Gestion et mise à jour des listes des membres titulaires et suppléants ainsi que leur coordonnées.
• Gestion des frais de déplacement des membres.

• Organisation des Groupes Opérationnels de Synthèse (GOS) : réservation des dates, invitations, réservations de salles ...Organisation des réunions de la Commission Départementale de Veille. réservation des dates, invitations, réservations de salles ...

• Appui dans l'organisation des plannings, des réunions, des réservations de salles...
• Rédaction de compte-rendu, préparation de PowerPoint
• Appui au secrétariat de la Commission Exécutive

• Invitation des membres.
• Gestion des présences et des absences lors des commissions (vérification du quorum en amont des réunions et recueil des signatures).
• Préparation des dossiers.
• Suivi des commissions (signature des Délibérations, conventions, contrats...).

• La Secrétaire de Direction

Pendant son absence, il peut être amené à assurer certaines de ses missions : assurer l'accueil téléphonique du secrétariat de direction, gestion de la boite mail du secrétariat de direction, appui dans les missions RH, logistique, organisation de réunions...

• Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
• Rémunération statutaire à laquelle s'ajoute une indemnité de sujétions et d'expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
• Possibilité de télétravail
• Titres restaurant d'une valeur faciale de 7,50? (participation à hauteur de 4,50? par la collectivité)
• Comité des ?uvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
• Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
• Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

Profils recherchés

• Connaissance des politiques et législations sociales et médico-sociales relatives au champ du handicap
• Connaissance du cadre institutionnel et des partenaires
• Maîtrise de l'outil informatique et aptitude à l'utilisation de logiciel spécifique
• Connaissance des aides techniques et de l'aménagement du logement
• Capacités à appliquer des procédures définies

• Rigueur, organisation, discrétion
• Aptitude au travail en équipe, partage du savoir indispensables
• Sens de l'écoute et de la communication
• Neutralité, respect du secret professionnel
• Souci du service rendu et de sa qualité
• Capacité à assurer une représentation institutionnelle
• Capacité à travailler au sein d'une institution et à s'adapter à ses évolutions

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• Mise à disposition des ordre du jour, du recueil des dossiers à présenter.
• Saisie des décisions prises par la commissions et contrôle des notifications de décisions.
• Gestion et mise à jour des listes des membres titulaires et suppléants ainsi que leur coordonnées.
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• Organisation des Groupes Opérationnels de Synthèse (GOS) : réservation des dates, invitations, réservations de salles ...Organisation des réunions de la Commission Départementale de Veille. réservation des dates, invitations, réservations de salles ...

• Appui dans l'organisation des plannings, des réunions, des réservations de salles...
• Rédaction de compte-rendu, préparation de PowerPoint
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• Préparation des dossiers.
• Suivi des commissions (signature des Délibérations, conventions, contrats...).

• La Secrétaire de Direction

Pendant son absence, il peut être amené à assurer certaines de ses missions : assurer l'accueil téléphonique du secrétariat de direction, gestion de la boite mail du secrétariat de direction, appui dans les missions RH, logistique, organisation de réunions...

• Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
• Rémunération statutaire à laquelle s'ajoute une indemnité de sujétions et d'expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
• Possibilité de télétravail
• Titres restaurant d'une valeur faciale de 7,50? (participation à hauteur de 4,50? par la collectivité)
• Comité des ?uvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
• Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
• Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

• Connaissance des politiques et législations sociales et médico-sociales relatives au champ du handicap
• Connaissance du cadre institutionnel et des partenaires
• Maîtrise de l'outil informatique et aptitude à l'utilisation de logiciel spécifique
• Connaissance des aides techniques et de l'aménagement du logement
• Capacités à appliquer des procédures définies

• Rigueur, organisation, discrétion
• Aptitude au travail en équipe, partage du savoir indispensables
• Sens de l'écoute et de la communication
• Neutralité, respect du secret professionnel
• Souci du service rendu et de sa qualité
• Capacité à assurer une représentation institutionnelle
• Capacité à travailler au sein d'une institution et à s'adapter à ses évolutions

Anna-Lou FORTUNATO-VINCENT - 04 50 33 19 38

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.