Agent(e) polyvalent(e) secretariat direction-accueil (h/f)
Le poste de AGENT(E) POLYVALENT(E) SECRETARIAT DIRECTION-ACCUEIL (H/F)
35H Travail en journée
Le/la secrétaire assiste le chef d'établissement dans l'organisation quotidienne de son travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique. Il/elle prend en charge les aspects logistiques du secrétariat.Le/la secrétaire est l'interface entre les usagers et les différents services de l'établissement. Il/elle rend compte de toutes les situations et de toutes les informations nécessaires la gestion du service et à la prise de décision.
L'agent(e) d'accueil a pour mission principale d'assurer la gestion des flux des courriers entrants et sortants, des appels téléphoniques et auprès de l'équipe d'accueil, de la gestion des flux entrants de personnes.
Activités principales :
- Organiser et coordonner le fonctionnement général du secrétariat de direction (bases élèves, professeurs, documents administratifs, outils de communication...)
- Assurer le secrétariat du service (standard téléphonique, gestion des courriels et courriers)
- Gérer l'agenda
- Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels enseignants, d'éducation et de surveillance et le secrétariat des élèves
- Apporter une information de premier niveau aux personnels enseignants et d'éducation, aux élèves ainsi qu'aux interlocuteurs extérieurs
- Participer à l'organisation logistique et administrative des conseils d'administrations et des conseils de classe
- Vous assurez la gestion de dossiers transversaux (renseignement des applications informatiques, suivi des voyages scolaires, organisation des épreuves, etc.).
Profil recherché :
- Expérience dans le domaine de la gestion de courrier et/ou d'accueil si possible.
- Connaissance du système éducatif souhaitée.
- Savoir rendre compte.
- Grande capacité de mémorisation et d'adaptabilité
- Qualités relationnelles et humaines avérées
- Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à tout public
- Discrétion professionnelle, poste soumis au secret professionnel
- Maitrise des outils numériques
Connaissances générales du système éducatif et de ses enjeux, du fonctionnement d'un établissement public d'enseignement local
Savoir faire : Maitriser les outils bureautiques (word, excel, etc.)
Renseigner de façon simple et précise, communiquer avec différents interlocuteurs : usagers (élèves, famille), personnels (enseignants et administratifs), services extérieurs (rectorat, collectivités territoriales)Appliquer des règles et des procédures
Organiser, planifier et respecter les délais
Rédiger et mettre en forme des documents
Savoir être : Autonomie
Souplesse et réactivitéSens de l'organisation
Maitrise de soi
Sens relationnel, écoute et diplomatie
Le profil recherché
Expérience souhaitée : Débutant acceptéBac ou équivalent Souhaité
L'entreprise
https://www.ac-limoges.fr/
À savoir
Nombre de poste :- 1
- Niveau d'études : bac
- Expérience : 0
- 2 ans (débutant)
Référence : 12505459