SECRETAIRE MEDICALE (F/H) - Pôle métabolique Poste à 80 %
FICHE DE POSTE
Référence informatique n° : METABO_SEME_001
Diplôme ou niveau requis : Bac avec formation qualifiante ou expérience professionnelle exigée dans le domaine
et/ou grade de secrétaire médical ou d'adjoint administratif
Positionnement dans l'organigramme
Autorités hiérarchiques :N+1 : Coordinatrice des secrétariats médicaux :
N+2 : Directrice des Ressources Humaines
Liaisons fonctionnelles :
Chef de ServiceCadre du service
Cadre supérieur du Pôle
Secrétariats de l'ensemble des services du Centre hospitalier
Bureau des entrées
Radiologie
Archives
DIM
Présentation de l'unité
Mission du service :Le secrétariat participe à la prise en charge des patients hospitalisés. Il assure :
- l'accueil physique et téléphonique des patients, de leur entourage et des autres visiteurs dans le service.
- la gestion administrative des séjours (courriers, codification PMSI)
- la gestion du classement et l'archivage des dossiers médicaux.
Localisation : Situé au 5ème étage du BMC
Constitution de l'équipe : 3 secrétaires à temps plein
1 secrétaire à 80 %
Conditions d'exercices et particularités du poste
Horaires de travail en journée : Roulement sur 3 horaires différents (selon les modalités du service) sur deux lieux différents (le secrétariat des maladies métabolique et le secrétariat en service de dialyse)
Manutention ponctuelle de grande quantité de dossiers
Port de la blouse fermée obligatoire
Travail en équipe pluridisciplinaire
Travail avec des partenaires extérieurs : laboratoires et autres centres hospitaliers pour les prises de rendez-vous, sécurité sociale, taxi ambulance, médecins de ville et maisons de retraite
Polyvalence sur les différents postes de travail du secrétariat et possibilité d'étendre cette polyvalence au sein du pôle en cas de nécessité
Technologies utilisées
Matériel bureautique et informatiqueAgenda électronique
Dictée numérique
Missions principales
Accueil physique et téléphonique des patients en hospitalisation, hôpital de jour et consultation ainsi que des visiteurs: o Informer et orienter les personnes
o Prendre les rendez-vous avec les médecins du service pour les consultationso Dispatcher les appels téléphoniques au sein du service
o Organiser les rendez-vous pour les examens extérieurs des patients
o Gérer les rendez-vous en cas d'absence du médecin
Gestion des dossiers patients : o Préparer, créer ou récupérer les dossiers de consultation et d'hospitalisation
o S'assurer de la codification des actes et des pathologies et alerter le médecin en cas de non conformitéo Frapper les courriers de sortie, de consultation pour les courriers urgents, d'hospitalisation et les comptes rendus
o Saisir le PMSI selon les codes fournis par le médecin
o Compléter, classer puis archiver les dossiers
o Se former pour maintenir ses compétences
Secrétariat du service : o Passer les commandes de fournitures de bureau du service auprès du magasin et de l'imprimerie.
o Gérer les congés des médecins via HEXTANT destiné à la direction des affaires médicales
Missions spécifiques ou ponctuelles
Effectuer le travail de secrétariat pour le service de dialyse : gestion des dossiers des patients, gestions des prescriptions médicales de transport.
Apporter un soutien en cas de besoin aux autres secrétariats des services du pôle
Accueillir et former les stagiaires.
Fournir les dossiers des patients en cas d'enquêtes médicales.
Suivre les dossiers des patients ayant une pathologie particulière en vue d'étude.
Activités complémentaires et/ou transversales
Lien avec le Répertoire des compétences H40L20