Responsable du Pôle Administration SUD - Relation aux Usagers P 2023 08 270 (h/f)
Elles sont fédérées autour d'un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, maisons de l'emploi...).
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le service administratif a en charge le pilotage des activités administratives, ressources humaines financières et relation aux usagers à l'échelle de la direction
Le.la responsable du pôle administration relations aux usagers contribue et contrôle l'exécution des processus administratifs, de suivi de dossiers, d'accueil et de circulation de l'information.
Missions / conditions d'exerciceActivités principales :
En qualité du responsable de pôle administratifContrôler, mettre en œuvre les dispositifs d'accueils physique et téléphonique
Mettre à jour les documents, notes nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses apportées
Veiller au traitement des dossiers et à l'application des procédures administratives et réglementaires (arrêtés, permissions voirie, avertissements, courriers/mémoires pour infractions...)Mettre en place et suivre l'alimentation des outils de suivi de l'activité du pôle administration (statistiques, suivi courriers, ...)
Organiser la gestion, le suivi des courriers entrants et sortants et veiller à la circulation des parapheurs
Mettre en place et veiller à l'actualisation des courriers et formulaires types
Suivre le traitement des demandes/réclamations/signalements sur l'application numérique métier, en étroite coordination avec les différents techniciens métierCentraliser et traiter les besoins en fournitures administratives et consommables informatiques pour l'ensemble de la direction territoriale
Assurer la diffusion de l'information au sein de la direction (affichage, diffusion de note générale)
Collaborer et coordonner ses actions avec les services du siège (secrétariat général, Directions ressources)
Contribuer, participer aux projets portés par sa hiérarchie, Participer régulièrement à des formations métier afin d'actualiser et de développer ses connaissances.
Participer aux réunions internes définies par sa directionActivités liées à l'encadrement :
Encadrer les 3 secrétairesPréparer et animer les réunions relevant de sa compétence en garantissant la participation de chacun ; Etablir et diffuser les comptes rendu de réunion, Répartir et planifier les activités en fonctions de contraintes du secteur
Piloter, suivre et évaluer les activités
Harmoniser les méthodes de travail et apporter aide technique et méthodologie
Gérer le temps de travail et les congés des agents dans le cadre fixé, en lien avec la responsable administrative, et réguler les questions liées aux horaires/congés, Anticiper et accompagner les responsables d'équipe dans la régulation des conflits
Accompagner les responsables d'équipe dans la rédaction des rapports sur les comportements non conformes
Conduire les entretiens professionnels
Evaluer les besoins en formation, consolider les besoins collectifs et individuels et préparer les arbitrages sur les priorités ; conseiller les agents sous sa responsabilité ; veiller à la bonne réalisation des formations, à la capitalisation et au transfert des apprentissages au sein du collectif.
Faire remonter les besoins en personnel et participer aux recrutements.Organiser le contrôle périodique des conditions de sécurité de l'activité et des agents : contrôle des matériels, habilitations, inaptitudes, restrictions médicales, port des EPI...
Alerter et proposer des arbitrages : réorganisation d'activité, remplacement, aménagement de postesActivités occasionnelles :
Contribuer à la continuité du service administratif en l'absence de collègues et/ou du.de la Responsable du serviceProfils recherchés
Savoirs :
Connaissances de la règlementation des arrêtés de circulation, occupation du domaine public, règlementation déchets ménagers et infractions sur espace publicConnaissances du statut de la fonction publique
Connaissances en matière d'encadrement
Capacité d'analyse
Savoir-faire :
Bureautique : Excel, Word, OutlookLogiciels : Analogon (et extension application signalements), Litteralis, Requea.
RédactionSavoir-être :
Sens de l'organisationMéthode, rigueur et précision dans les procédures
Aptitude à l'organisation du travail d'une équipe
Capacité d'adaptation
Discrétion, sens de l'écoute et du dialogue
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Qualités managériales
Initiatives et autonomie dans le travail tout en sachant référer
Niveau d'étude : Baccalauréat ou diplôme permettant d'accéder au concours de rédacteur
Spécialité : Administration Générale
Expérience souhaitée : 2 ans sur poste similaire
Autres informations / Contraintes du posteTemps complet : quotité de travail annuel 1607 - 15 jours RTT annuels
Tâches télétravaillables partiellement
Le service administratif a en charge le pilotage des activités administratives, ressources humaines financières et relation aux usagers à l'échelle de la direction
Le.la responsable du pôle administration relations aux usagers contribue et contrôle l'exécution des processus administratifs, de suivi de dossiers, d'accueil et de circulation de l'information.
Activités principales :
En qualité du responsable de pôle administratifContrôler, mettre en œuvre les dispositifs d'accueils physique et téléphonique
Mettre à jour les documents, notes nécessaires pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses apportées
Veiller au traitement des dossiers et à l'application des procédures administratives et réglementaires (arrêtés, permissions voirie, avertissements, courriers/mémoires pour infractions...)Mettre en place et suivre l'alimentation des outils de suivi de l'activité du pôle administration (statistiques, suivi courriers, ...)
Organiser la gestion, le suivi des courriers entrants et sortants et veiller à la circulation des parapheurs
Mettre en place et veiller à l'actualisation des courriers et formulaires types
Suivre le traitement des demandes/réclamations/signalements sur l'application numérique métier, en étroite coordination avec les différents techniciens métierCentraliser et traiter les besoins en fournitures administratives et consommables informatiques pour l'ensemble de la direction territoriale
Assurer la diffusion de l'information au sein de la direction (affichage, diffusion de note générale)
Collaborer et coordonner ses actions avec les services du siège (secrétariat général, Directions ressources)
Contribuer, participer aux projets portés par sa hiérarchie, Participer régulièrement à des formations métier afin d'actualiser et de développer ses connaissances.
Participer aux réunions internes définies par sa directionActivités liées à l'encadrement :
Encadrer les 3 secrétairesPréparer et animer les réunions relevant de sa compétence en garantissant la participation de chacun ; Etablir et diffuser les comptes rendu de réunion, Répartir et planifier les activités en fonctions de contraintes du secteur
Piloter, suivre et évaluer les activités
Harmoniser les méthodes de travail et apporter aide technique et méthodologie
Gérer le temps de travail et les congés des agents dans le cadre fixé, en lien avec la responsable administrative, et réguler les questions liées aux horaires/congés, Anticiper et accompagner les responsables d'équipe dans la régulation des conflits
Accompagner les responsables d'équipe dans la rédaction des rapports sur les comportements non conformes
Conduire les entretiens professionnels
Evaluer les besoins en formation, consolider les besoins collectifs et individuels et préparer les arbitrages sur les priorités ; conseiller les agents sous sa responsabilité ; veiller à la bonne réalisation des formations, à la capitalisation et au transfert des apprentissages au sein du collectif.
Faire remonter les besoins en personnel et participer aux recrutements.Organiser le contrôle périodique des conditions de sécurité de l'activité et des agents : contrôle des matériels, habilitations, inaptitudes, restrictions médicales, port des EPI...
Alerter et proposer des arbitrages : réorganisation d'activité, remplacement, aménagement de postesActivités occasionnelles :
Contribuer à la continuité du service administratif en l'absence de collègues et/ou du.de la Responsable du service
Savoirs :
Connaissances de la règlementation des arrêtés de circulation, occupation du domaine public, règlementation déchets ménagers et infractions sur espace publicConnaissances du statut de la fonction publique
Connaissances en matière d'encadrement
Capacité d'analyse
Savoir-faire :
Bureautique : Excel, Word, OutlookLogiciels : Analogon (et extension application signalements), Litteralis, Requea.
RédactionSavoir-être :
Sens de l'organisationMéthode, rigueur et précision dans les procédures
Aptitude à l'organisation du travail d'une équipe
Capacité d'adaptation
Discrétion, sens de l'écoute et du dialogue
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Qualités managériales
Initiatives et autonomie dans le travail tout en sachant référer
Niveau d'étude : Baccalauréat ou diplôme permettant d'accéder au concours de rédacteur
Spécialité : Administration Générale
Expérience souhaitée : 2 ans sur poste similaire
Autres informations / Contraintes du posteTemps complet : quotité de travail annuel 1607 - 15 jours RTT annuels
Tâches télétravaillables partiellement
Envoyer CV et lettre de motivation par Mail : https://plainecommune.fr/offres-emploi/offres-demploi/
Monsieur le Président21, avenue Jules-Rimet
93218 LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.